3)合同文檔系統。建立合同文檔系統是合同履行的重要保證。作用主要在兩個方面:一是有利于搜集工期延長和費用索賠的證據;二是有利于搞好工程進度控制,建立和完善工程項目的報告制度。
在建立和保管合同文檔過程中,應注意以下管理:
①來往信函,包括項目公司與監理單位、分包單位及其他合同主體之間的來往信件、傳真、圖像資料等,在保管中應注意函件的實效和經濟關系;
②對工程的設計或施工變更應做好記錄、洽商,應及時請建設監理單位授權的代表或監理工程師簽字確認;
③日常施工日志應準確反映真實情況,特別是對可能影響工期及造價的因素要詳細記錄在案;
④對補充協議(包括圖紙變動),要特別注意和原合同、原條款內容、原圖紙要求有無矛盾,原則上以日期在后的為準。