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5.5 招標采購項目的溝通管理

5.5.1 招標采購項目的溝通管理

（1）溝通的概念

（2）外部溝通與內(nèi)部溝通

（3）溝通計劃

5.5.2招標采購項目的信息管理

采購信息是指與采購活動相關的信息。采購信息直接影響采購活動的質(zhì)量。

信息管理是指對信息的收集、加工、整理、存儲、傳遞與應用等一系列工作的總稱。采購信息管理的目標旨在通過采購信息傳輸?shù)挠行ЫM織管理和控制，為項目采購提供增值服務。招標采購項目信息管理的目的就是通過有組織的采購信息流通，使決策者能及時、準確地獲得相應的信息。

（1）招標采購項目信息管理的特點

（2）信息管理的作用

（3）招標采購項目信息的收集、發(fā)布和管理

1）信息收集的內(nèi)容

①與招標采購活動相關的法律、法規(guī)資料的收集。

②產(chǎn)品信息收集。科技進步、經(jīng)濟發(fā)展，使產(chǎn)品品種、生產(chǎn)技術不斷更新，產(chǎn)品的功能結構與成本也在不斷變化。因此，應按照產(chǎn)品的類別、功能、成本、壽命周期、發(fā)展狀態(tài)等內(nèi)容進行統(tǒng)計和記錄，并建立產(chǎn)品跟蹤信息系統(tǒng)，及時掌握各種產(chǎn)品變化的動態(tài)信息。

③供應商信息收集。作為項目采購的供應商，其經(jīng)營資格、提供貨物和服務的履約能力、市場資信程度等，都直接關系到招標采購的成敗。因此，為了保障項目采購的良好效果，需要建立供應商信息庫，該信息庫應包括供應商的分類、供應商實力調(diào)查、供應商是否轉(zhuǎn)產(chǎn)破產(chǎn)、供應商的資信記錄等信息。

④采購案例信息的收集。項目采購過程同時也是一個經(jīng)驗積累的過程。通過對各種類型項目采購案例建立檔案，可以不斷從案例中吸取成功經(jīng)驗，避免不必要的失誤。

2）招標采購信息的公開發(fā)布。項目采購信息公開發(fā)布，就是將招標采購的信息以公開的方式告知社會公眾和有關的供應商。信息公開發(fā)布是招標采購中的重要內(nèi)容和組成部分。

按照招標投標法的規(guī)定，凡是按照法律、法規(guī)規(guī)定進行的招標采購，都需要在政府指定的媒體上發(fā)布招標信息。

3）招標采購信息記錄。在整個采購進程中，必定會產(chǎn)生大量程序、過程方面的具有法律效力的文件與資料，如采購活動記錄、招標文件、投標文件、評標標準、評標報告、定標文件、合同文件、驗收證明、質(zhì)疑答復、投訴處理及其他有關文件、資料等。這些文件和資料反映采購活動的實質(zhì)性內(nèi)容，并且經(jīng)過采購當事人雙方的認可，一經(jīng)做出就具有法律效力。按照采購“公平、公開、公正”的原則要求，招標采購中產(chǎn)生的文件與資料，應當依法保存，以備監(jiān)督檢查、處理糾紛、履行合同和進行評估時使用。

（4）招標采購項目信息管理的方法和措施

為了達到采購信息管理的目的，采用的方法主要有：了解和掌握采購信息來源，對采購信息進行分類；掌握和正確運用采購信息管理的手段；掌握采購信息流程的不同環(huán)節(jié)，建立采購信息管理系統(tǒng)。

項目采購產(chǎn)生的信息數(shù)量巨大，種類繁多。為便于信息的搜集、處理、儲存、傳遞和利用，采購信息管理應采用的措施包括：

1）標準化措施。由于各種采購數(shù)據(jù)和信息的收集是不同的，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但要求對采購項目相同的數(shù)據(jù)和信息應該規(guī)范。將得到的采購數(shù)據(jù)和信息進行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總，生成不同形式的數(shù)據(jù)和信息，最終形成采購信息系統(tǒng)的業(yè)務流程圖、數(shù)據(jù)流程圖。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，各類數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起。

2）制度化措施。采購信息資料只有全面反映項目采購的各類信息，才更具有實用價值，必須形成一個完整的系統(tǒng)。該系統(tǒng)的形成，需要大量的數(shù)據(jù)和信息作支撐，這些數(shù)據(jù)和信息的收集、加工、整理、存儲只有通過長期的積累，通過有效的信息管理制度建立才能達到。

（5）信息技術與應用

采購信息技術主要包括：

1）計算機網(wǎng)絡技術及其應用。如：

①計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。計算機網(wǎng)絡是分配在不同的地理位置、具有獨立功能的多個計算機系統(tǒng)，用通信設備和通信線路，按照網(wǎng)絡協(xié)議相互通信，以共享硬件、軟件和信息等資源為目的的計算機系統(tǒng)的集合。

②internet網(wǎng)絡。通常用于收集市場信息。對于業(yè)主而言，可以通過internet網(wǎng)絡查詢采購項目所需的市場信息；對招標代理機構，通過internet網(wǎng)絡收集市場信息是更必不可少。目前國內(nèi)已經(jīng)有不少大型工程信息的專業(yè)網(wǎng)站，這些網(wǎng)站上提供了大量的建設工程和國際、國內(nèi)的設備采購項目的信息，經(jīng)常關注這些網(wǎng)站對于把握招標市場可以起到事半功倍的效果。

另外，除了關注專業(yè)的門戶網(wǎng)站和企業(yè)網(wǎng)站外，經(jīng)常用搜索引擎搜索一些與招標有關的關鍵詞（如建設工程、土建工程、機電設備采購、空調(diào)采購等），也會收到大量的市場信息。

2）多媒體計算機技術。多媒體計算機技術（multimedia computer technology）是指計算機綜合處理多種媒體信息，文本、圖形、圖像、音頻和視頻，使多種信息建立邏輯連接，集成為一個系統(tǒng)并具有交互性。簡單地說，計算機綜合處理聲、文、圖信息和具有集成性和交互性。

組織大型項目招標、開標是需要耗費大量的時間、精力和財力的，特別是對于大宗的進口設備采購的項目，投標商將來自世界各地，目前十分成熟的遠程視訊系統(tǒng)或稱遠程視頻會議系統(tǒng)，將對此類型的招標工作帶來革命性的突破。招標人或招標代理人一旦建立了這套系統(tǒng)，并與數(shù)字監(jiān)控系統(tǒng)結合起來，便可實現(xiàn)：①與身處異地的招標單位、投標單位隨時面對面的溝通；②現(xiàn)場開標、評標過程；③專家評委遠程評標、指導；④多媒體歷史資料遠程共享等。

3）專用軟件的應用。由于招標的流程是標準的，因此開標前需要準備的各種文件、表格的種類、格式也是基本相同的。因此，招標人或招標代理人可以通過專用軟件的應用達到招標采購流程的標準化管理。

如使用“招標文件生成系統(tǒng)”，只需要將項目的基本信息錄入系統(tǒng)（項目編號、名稱、招標單位、聯(lián)系人、報名期限、地點、發(fā)售標書的時間地點、技術交底會的時間地點等），系統(tǒng)便會自動生成招標公告、報名表、技術交底報名表、承諾函、投標登記表、開標一覽表、密封確認表、符合性檢查表、評分表、匯總表等多種專業(yè)表格文件。