第三節 賬務處理模塊的應用

一、賬務處理模塊初始化工作

(一)設置控制參數

在會計軟件運行之前，企業應該根據國家統一的會計準則制度和內部控制制度來選擇相應的運行控制參數，以符合企業核算的要求。在賬務處理模塊中，常見的參數設置包括：憑證編號方式、是否允許操作人員修改他人憑證、憑證是否必須輸入結算方式和結算號、現金流量科目是否必須輸入現金流量項目、出納憑證是否必須經過出納簽字、是否對資金及往來科目實行赤字提示等。

(二)錄入會計科目初始數據

會計科目初始數據錄入是指第一次使用賬務處理模塊時，用戶需要在開始日常核算工作前將會計科目的初始余額以及發生額等相關數據輸入到系統中。

1.錄入會計科目期初余額

在系統中一般只需要對末級科目錄入期初余額，系統會根據下級會計科目自動匯總生成上級會計科目的期初余額。如果會計科目設置了數量核算，用戶還應該輸入相應的數量和單價;如果會計科目設置了外幣核算，用戶應該先錄入本幣余額，再錄入外幣余額;如果會計科目設置了輔助核算，用戶應該從輔助賬錄入期初明細數據，系統會自動匯總并生成會計科目的期初余額。

在期初余額錄入完畢后，用戶應該進行試算平衡，以檢查期初余額的錄入是否正確。一般情況下，由于初始化的工作量較大，在日常業務發生時可能初始化工作仍然沒有完成，因此即使試算報告提示有誤，仍可以輸入記賬憑證，但是不能記賬。

2.錄入會計科目本年累計發生額

用戶如在會計年度初建賬，只需將各個會計科目的期初余額錄入到系統中即可;用戶如在會計年度中建賬，則除了需要錄入啟用月份的月初余額外，還需錄入本年度各會計科目截止上月份的累計發生額。系統一般能根據本月月初數和本年度截止上月份的借、貸方累計發生數，自動計算出本會計年度各會計科目的年初余額。

二、賬務處理模塊日常處理

(一)憑證管理

1.憑證錄入

(1)憑證錄入的內容

憑證錄入的內容包括憑證類別、憑證編號、制單日期、附件張數、摘要、會計科目、發生金額、制單人等。用戶應該確保憑證錄入的完整、準確。另外，對于系統初始設置時已經設置為輔助核算的會計科目，在填制憑證時，系統會彈出相應的窗口，要求根據科目屬性錄入相應的輔助信息;對于設置為外幣核算的會計科目，系統會要求輸入外幣金額和匯率;對于設置為數量核算的會計科目，系統會要求輸入該會計科目發生的數量和交易的單價。

(2)憑證錄入的輸入校驗

在憑證實時校驗時，系統會對憑證內容的合法性進行校驗。校驗的內容包括：

①會計科目是否存在，即會計科目是否是初始化時設置的會計科目;

②會計科目是否為末級科目;

③會計科目是否符合憑證的類別限制條件;

④發生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”的記賬憑證要求;

⑤憑證必填內容是否填寫完整;

⑥手工填制憑證號的情況下還需校驗憑證號的合理性。

2.憑證修改

(1)憑證修改的內容

憑證可以修改的內容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類別、編號不能修改，制單日期的修改也會受到限制。在對憑證進行修改后，系統仍然會按照憑證錄入時的校驗標準來對憑證內容進行檢查，只有滿足了校驗條件后，才能進行保存。

(2)憑證修改的操作控制

①修改未審核或審核標錯的憑證

對未審核的憑證或審核標錯的憑證，可以由填制人直接進行修改并保存。審核標錯的憑證在修改正確后，出錯的標記將會消失。

②修改已審核而未記賬的憑證

經過審核人員審核，并已簽章而未記賬的憑證，如果存在錯誤需要修改，應該由審核人員首先在審核模塊中取消對該憑證的審核標志，使憑證恢復到未審核狀態，然后再由制單人員對憑證進行修改。

③修改已經記賬的憑證

會計軟件應當提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、會計科目和操作人的修改功能。

④修改他人制作的憑證

如果需要修改他人制作的憑證，在賬務處理模塊參數設置中需要勾選允許修改他人憑證的選項，修改后憑證的制單人將顯示為修改憑證的操作人員。如果參數設置中選擇不允許修改他人憑證，該功能將不能被執行。

3.憑證審核

(1)憑證審核功能

審核憑證是指審核人員按照國家統一會計準則制度規定，對于完成制單的記賬憑證的正確性、合規合法性等進行檢查核對，審核記賬憑證的內容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規定，所附單據是否真實、完整等。

(2)憑證審核的操作控制

①審核人員和制單人員不能是同一人;

②審核憑證只能由具有審核權限的人員進行;

③已經通過審核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要審核人員取消審核簽字后，才能進行;

④審核未通過的憑證必須進行修改，并通過審核后方可被記賬;

4.憑證記賬

(1)記賬功能

在會計軟件中，記賬是指由具有記賬權限的人員，通過記賬功能發出指令，由計算機按照會計軟件預先設計的記賬程序自動進行合法性校驗、科目匯總、登記賬目等操作。

(2)記賬的操作控制

①期初余額不平衡、不能記賬;

②上月未結賬，本月不可記賬;

③未被審核的憑證不能記賬;

④一個月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬

⑤記賬過程中，不應人為終止記賬。

5.憑證查詢

在會計業務處理過程中，用戶可以查詢符合條件的憑證，以便隨時了解經濟業務發生的情況。

(二)出納管理

出納主要負責現金和銀行存款的管理。出納管理的主要工作包括：現金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報表的管理，支票管理，進行銀行對賬并輸出銀行存款余額調節表。

1.現金日記賬、銀行存款日記賬及資金日報表的管理

出納對現金日記賬和銀行存款日記賬的管理包括查詢和輸出現金及銀行存款日記賬。

資金日報表以日為單位，列示現金、銀行存款科目當日累計借方發生額和貸方發生額，計算出當日的余額，并累計當日發生的業務筆數，對每日的資金收支業務、金額進行詳細匯報。出納對資金日報表的管理包括查詢、輸出或打印資金日報表，提供當日借、貸金額合計和余額，以及發生的業務量等信息。

2.支票管理

支票管理功能主要包括支票的購置、領用和報銷。

(1)支票購置

支票購置是指對從銀行新購置的空白支票進行登記操作。登記的內容包括購置支票的銀行賬號、購置支票的支票規則、購置的支票類型、購置日期等。

(2)支票領用

支票領用時應登記詳細的領用記錄，包括領用部門、領用人信息、領用日期、支票用途、支票金額、支票號、備注等。

(3)支票報銷

對已領用的支票，在支付業務處理完畢后，應進行報銷處理。會計人員應填制相關記賬憑證，并填入待報銷支票的相關信息，包括支票號、結算方式、簽發日期、收款人名稱、付款金額等。

3.銀行對賬

銀行對賬是指在每月月末，企業的出納人員將企業的銀行存款日記賬與開戶銀行發來的當月銀行存款對賬單進行逐筆核對，勾對已達賬項，找出未達賬項，并編制每月銀行存款余額調節表的過程。

會計軟件中執行銀行對賬功能，具體步驟包括：銀行對賬初始數據錄入、本月銀行對賬單錄入、對賬、銀行存款余額調節表的編制等。

(1)銀行對賬初始數據錄入

在首次啟用銀行對賬功能時，需要事先錄入賬務處理模塊啟用日期前的銀行和企業賬戶余額及未達賬項，即銀行對賬的初始數據。從啟用月份開始，上月對賬的未達賬項將自動加入到以后月份的對賬過程中。

(2)銀行對賬單錄入

對賬前，必須將銀行對賬單的內容錄入到系統中。錄入的對賬單內容一般包括入賬日期、結算方式、結算單據字號、借方發生額、貸方發生額，余額由系統自動計算。

(3)對賬

在會計電算化環境下，系統提供自動對賬功能，即系統根據用戶設置的對賬條件進行逐筆檢查，對達到對賬標準的記錄進行勾對，未勾對的即為未達賬項。

系統進行自動對賬的條件一般包括：業務發生的日期、結算方式、結算票號、發生金額相同等。其中，發生金額相同是對賬的基本條件，對于其他條件，用戶可以根據需要自定義選擇。

除了自動對賬外，系統一般還提供手工對賬功能。特殊情況下，有些已達賬項通過設置的對賬條件系統無法識別，這就需要出納人員通過人工識別進行勾對。

(4)余額調節表的編制

對賬完成后，系統根據本期期末的銀行存款日記賬的余額、銀行對賬單的余額對未達賬項進行調整，自動生成銀行存款余額調節表。調整后，銀行存款日記賬和銀行對賬單的余額應該相等。用戶可以在系統中查詢余額調節表，但不能對其進行修改。

(三)賬簿查詢

1.科目賬查詢

(1)總賬查詢

用于查詢各總賬科目的年初余額、各月期初余額、發生額合計和期末余額?？傎~查詢可以根據需要設置查詢條件，如會計科目代碼、會計科目范圍、會計科目級次、是否包含未記賬憑證等。在總賬查詢窗口下，系統一般允許聯查當前會計科目當前月份的明細賬。

(2)明細賬查詢

用于查詢各賬戶的明細發生情況，用戶可以設置多種查詢條件查詢明細賬，包括會計科目范圍、查詢月份、會計科目代碼、是否包括未記賬憑證等。在明細賬查詢窗口下，系統一般允許聯查所選明細事項的記賬憑證及聯查總賬。

(3)余額表

用于查詢統計各級會計科目的期初余額、本期發生額、累計發生額和期末余額等。用戶可以設置多種查詢條件。利用余額表可以查詢和輸出總賬科目、明細科目在某一時期內的期初余額、本期發生額、累計發生額和期末余額;可以查詢和輸出某會計科目范圍在某一時期內的期初余額、本期發生額、累計發生額和期末余額;可以查詢和輸出包含未記賬憑證在內的最新發生額及期初余額和期末余額。

(4)多欄賬

多欄賬即多欄式明細賬，用戶可以預先設計企業需要的多欄式明細賬，然后按照明細科目保存為不同名稱的多欄賬。查詢多欄賬時，用戶可以設置多種查詢條件，包括多欄賬名稱、月份、是否包含未記賬憑證等。

(5)日記賬

用于查詢除現金日記賬、銀行日記賬之外的其他日記賬。用戶可以查詢輸出某日所有會計科目(不包括現金、銀行存款會計科目)的發生額及余額情況。用戶可以設置多種查詢條件，包括查詢日期、會計科目級次、會計科目代碼、幣別、是否包含未記賬憑證等。

2.輔助賬查詢

輔助賬查詢一般包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算的輔助總賬、輔助明細賬查詢。在會計科目設置時，如果某一會計科目設置多個輔助核算，則在輸出時會提供多種輔助賬簿信息。

三、賬務處理模塊期末處理

賬務處理模塊的期末處理是指會計人員在每個會計期間的期末所要完成的特定業務，主要包括會計期末的轉賬、對賬、結賬等。

(一)自動轉賬

自動轉賬是指對于期末那些摘要、借貸方會計科目固定不變，發生金額的來源或計算方法基本相同，相應憑證處理基本固定的會計業務，將其既定模式事先錄入并保存到系統中，在需要的時候，讓系統按照既定模式，根據對應會計期間的數據自動生成相應的記賬憑證。自動轉賬的目的在于減少工作量，避免會計人員重復錄入此類憑證，提高記賬憑證錄入的速度和準確度。

1.自動轉賬的步驟

(1)自動轉賬定義

自動轉賬定義是指對需要系統自動生成憑證的相關內容進行定義。在系統中事先進行自動轉賬定義，設置的內容一般包括：編號、憑證類別、摘要、發生會計科目、輔助項目、發生方向、發生額計算公式等。

(2)自動轉賬生成

自動轉賬生成是指在自動轉賬定義完成后，用戶每月月末只需要執行轉賬生成功能，即可快速生成轉賬憑證，并被保存到未記賬憑證中。

用戶應該按期末結轉的順序來執行自動轉賬生成功能。此外，在自動轉賬生成前，應該將本會計期間的全部經濟業務填制記賬憑證，并將所有未記賬憑證審核記賬。

保存系統自動生成的轉賬憑證時，系統同樣會對憑證進行校驗，只有通過了系統校驗的憑證才能進行保存。生成后的轉賬憑證將被保存到記賬憑證文件中，制單人為執行自動轉賬生成的操作員。自動生成的轉賬憑證同樣要進行后續的審核、記賬。

2.常用的自動轉賬功能

(1)自定義轉賬

自定義轉賬包括自定義轉賬定義和自定義轉賬生成。自定義轉賬定義允許用戶通過自動轉賬功能自定義憑證的所有內容，然后用戶可以在此基礎上執行轉賬生成。

(2)期間損益結轉

期間損益結轉包括期間損益定義和期間損益生成，期間損益結轉用于在一個會計期間結束時，將損益類科目的余額結轉到本年利潤科目中，從而及時反映企業利潤的盈虧情況。

用戶應該將所有未記賬憑證審核記賬后，再進行期間損益結轉。在操作時需要設置憑證類別，一般憑證類別為轉賬憑證。執行此功能后，一般系統能夠自動搜索和識別需要進行損益結轉的所有科目(即損益類科目)，并將它們的期末余額(即發生凈額)轉到本年利潤科目中。

(二)對賬

對賬是指為保證賬簿記錄正確可靠，對賬簿數據進行檢查核對。對賬主要包括總賬和明細賬、總賬和輔助賬、明細賬和輔助賬的核對。為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶應該經常進行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結賬前進行。只有對賬正確，才能進行結賬操作。

(三)月末結賬

1.月末結賬功能

結賬主要包括計算和結轉各賬簿的本期發生額和期末余額，終止本期的賬務處理工作，并將會計科目余額結轉至下月作為月初余額。結賬每個月只能進行一次。

2.月末結賬操作的控制

結賬工作必須在本月的核算工作都已完成，系統中數據狀態正確的情況下才能進行。因此，結賬工作執行時，系統會檢查相關工作的完成情況，主要包括：

(1)檢查本月記賬憑證是否已經全部記賬，如有未記賬憑證，則不能結賬;

(2)檢查上月是否已經結賬，如上月未結賬，則本月不能結賬;

(3)檢查總賬與明細賬、總賬與輔助賬是否對賬正確，如果對賬不正確則不能結賬;

(4)對會計科目余額進行試算平衡，如試算不平衡將不能結賬;

(5)檢查損益類賬戶是否已經結轉到本年利潤，如損益類科目還有余額，則不能結賬;

(6)當其他各模塊也已經啟用時，賬務處理模塊必須在其他各模塊都結賬后，才能結賬。

結賬只能由具有結賬權限的人進行。在結賬前，最好進行數據備份，一旦結賬后發現業務處理有誤，可以利用備份數據恢復到結賬前的狀態。

（責任編輯：xy）

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