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1.異地儲存

①歸檔的兩份數據檔案介質應異地儲存。

②數據檔案管理單位可根據實際情況確定異地儲存的距離。建議異地儲存的距離應大于100km,最佳距離為500km以上。

③數據檔案應自入館之日起60天內完成異地存儲工作。

④凡取回的異地儲存的數據檔案，應在數據檔案離開儲存地之日起的60天內重新完成異地儲存工作。

⑤異地儲存介質的讀檢工作。原則上應在儲存地進行，應盡量避免介質離開儲存地。

⑥異地儲存所在地單位負責異地數據檔案的安全、保密、環境和衛生等工作。

⑦異地儲存的數據檔案的管理權屬于原數據檔案管理單位，不經授權，任何單位和個人不能擅自復制和提供利用。

2.介質維護

①數據檔案管理單位應定期對所有磁介質進行維護并建立相應的登記制度，對數據檔案磁介質的檢查(倒帶、讀檢)、拷貝、介質更換、銷毀等日常工作進行記錄，并存檔復查。

②數據檔案管理單位每年應讀檢不低于5%的數據檔案。

③如果數據檔案在當年進行過讀取操作(如數據查閱、提供利用等)，則當年可以不對這些介質進行倒帶和讀檢。

④歸檔后的數據檔案介質不得外借，只能提供數據復制介質。

3.數據維護

①出現介質故障或出現損壞跡象而需要重新拷貝時，如果原數據檔案是采用單盤(盒)方式拷貝的，則可從另一份相同數據檔案介質拷貝復制，替換出現故障的介質;如果原數據檔案是采用整卷方式拷貝的，則可從另一份數據檔案整體復制并替換。介質更換的更新拷貝工作應在30天內完成。

②如果軟件平臺能夠反映介質的讀寫錯誤，則當累計讀寫錯誤達10次時，應停止使用該介質(即使該介質仍能正常使用)，并將數據復制遷移到新的一份介質上。

③為保證數據檔案的長期有效性，對線性磁帶應每10年遷移一次，光盤應每5年遷移一次。

④數據檔案管理單位應保證介質的可讀性，即在磁帶或磁帶機(磁帶庫)、光盤或光盤驅動器(光盤庫)、驅動軟件或讀取設備所需的軟硬件環境淘汰之前，應將數據遷移到新的介質上。

⑤數據檔案管理單位應盡可能保證數據的可用性，即當出現數據檔案的操作軟件已經(或將要) 淘汰，或新版軟件對舊版軟件格式的數據檔案不支持等情況時，數據檔案管理單位可以將該數據檔案轉存為新版軟件支持的格式或其他軟件支持的數據格式。數據檔案進行轉存新格式拷貝后，原數據檔案應繼續保存3年。

⑥數據檔案由原格式向新格式的轉存之前應進行鑒定，并報單位領導審定。

⑦數據檔案管理單位對數據檔案轉存新格式時，可以請求其他單位(或原項目單位)協助實施。

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（責任編輯：xll）

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