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第二節(jié) 數(shù)據(jù)的輸入與編輯
一、數(shù)據(jù)的輸入
(一)數(shù)據(jù)的手工錄入
Excel 中,數(shù)據(jù)的輸入和修改都在當(dāng)前單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中進(jìn)行。Excel 文件打開(kāi)后,所有單元格均默認(rèn)處于就緒狀態(tài),等待數(shù)據(jù)的輸入。
1.在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù)
選定目標(biāo)單元格,錄入所需的數(shù)字或文本。
2.在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入完全相同的數(shù)據(jù)
選定單元格區(qū)域,在當(dāng)前活動(dòng)單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中錄入所需的數(shù)字或文本,通過(guò)組合鍵“Ctrl+Enter”確認(rèn)錄入的內(nèi)容。
3.在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入部分相同的數(shù)據(jù)
相關(guān)設(shè)置完成后,在相應(yīng)的單元格輸入數(shù)據(jù)時(shí),只需要輸入不重復(fù)的數(shù)字部分,系統(tǒng)會(huì)在輸入的數(shù)字前自動(dòng)加上重復(fù)部分。
4.在工作組的一個(gè)單元格或多個(gè)單元格中快速錄入相同的數(shù)據(jù)
可將工作簿中多張工作表組合成工作組。在目標(biāo)單元格,如同按照在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù);在一個(gè)單元格區(qū)域,如同按照在單張工作表的多個(gè)單元格中錄入相同數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。完成數(shù)據(jù)錄入后,可采用以下方法取消工作組:
(1)單擊所在工作簿中其他未被選中的工作表標(biāo)簽(即組外工作表標(biāo)簽),如果該工作組包含工作簿中的所有工作表,則只需單擊活動(dòng)工作表以外的任意一個(gè)工作表標(biāo)簽.
(2)指向該工作簿任意一個(gè)工作表標(biāo)簽,單擊右鍵,從彈出的快捷菜單中選定“取消成組工作表”。
(二)單元格數(shù)據(jù)的快速填充
1.相同數(shù)據(jù)的填充
某單元格的內(nèi)容需要復(fù)制到其他單元格時(shí),通常可點(diǎn)擊該單元格右下角的填充柄,鼠標(biāo)箭頭隨之變?yōu)楹谑中危醋∈髽?biāo)左鍵向上下左右的任一方向拖動(dòng),然后松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵,該單元格的內(nèi)容即被填充到相關(guān)單元格。
2.序列的填充
序列是指按照某種規(guī)律排列的一列數(shù)據(jù),如等差數(shù)列、等比數(shù)列等。使用填充柄可自動(dòng)根據(jù)已填入的數(shù)據(jù)填充序列的其他數(shù)據(jù)。使用填充序列的操作步驟是:
(1)在需要輸入序列的第一個(gè)單元格中輸入序列第一個(gè)數(shù)或文本內(nèi)容,緊接第二個(gè)單元格輸入序列第二個(gè)數(shù)或文本內(nèi)容;
(2)選中上述兩個(gè)單元格,點(diǎn)擊第二個(gè)單元格右下角的填充柄,按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng),在適當(dāng)?shù)奈恢冕尫攀髽?biāo),拖過(guò)的單元格將會(huì)自動(dòng)進(jìn)行填充。
3.填充序列類型的指定
利用自動(dòng)填充功能填充序列后,可以指定序列類型,如填充日期值時(shí),可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。
拖動(dòng)填充柄并釋放鼠標(biāo)時(shí),鼠標(biāo)箭頭附近出現(xiàn)“自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕,單擊該按鈕打開(kāi)下拉菜單以選擇填充序列的類型。
(三)導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)
EXCEL可以獲取SQL Server、ACCESS等數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)與小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的交互。
二、數(shù)據(jù)的編輯
(一)數(shù)據(jù)的復(fù)制和剪切
1.數(shù)據(jù)的復(fù)制和粘貼
Excel中,可以使用“粘貼”命令粘貼復(fù)制的內(nèi)容,還可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇地粘貼剪貼板中的數(shù)值、格式、公式、批注等內(nèi)容。
2.數(shù)據(jù)的剪切與粘貼
數(shù)據(jù)的剪切與復(fù)制不同。數(shù)據(jù)復(fù)制后,原單元格中的數(shù)據(jù)仍然存在,目標(biāo)單元格中同時(shí)還增加原單元格中的數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)剪切后,原單元格中數(shù)據(jù)不復(fù)存在,只在目標(biāo)單元格中增加原單元格中的數(shù)據(jù)。
(二)數(shù)據(jù)的查找和替換
1.查找和替換特定數(shù)據(jù)
如果只需要查找,單擊“查找下一個(gè)”逐個(gè)查找或單擊“查找全部”一次性全文查找;如果需要替換,單擊“替換”逐個(gè)替換或單擊“全部替換”一次性全部替換。
2.選中包含公式的單元格
依次單擊“編輯”、“查找和選擇”、“公式”,選中工作簿中所有包含公式的單元格。
3.替換格式
進(jìn)行相應(yīng)格式設(shè)置后單擊確定回到“查找與替換”對(duì)話框,單擊“全部替換”即完成對(duì)內(nèi)容和格式的批量替換。
三、數(shù)據(jù)的保護(hù)
(一)保護(hù)工作簿
Excel 可以為重要的工作簿設(shè)置保護(hù),限制進(jìn)行相應(yīng)的操作。
1.限制編輯權(quán)限
工作簿被保護(hù)后所有的操作都不可進(jìn)行。如果要撤銷保護(hù)工作簿,按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇“保護(hù)工作簿”,輸入正確的密碼后可撤銷保護(hù)。
2.設(shè)置工作簿打開(kāi)權(quán)限密碼
設(shè)置密碼完成后,當(dāng)再次打開(kāi)工作簿時(shí)需要輸入正確的密碼才能打開(kāi)。
(二)保護(hù)工作表
在Excel 2013中,可以對(duì)工作表進(jìn)行編輯權(quán)限設(shè)定,限制他人對(duì)工作表的編輯權(quán)限,如插入行、插入列等。取消權(quán)限保護(hù)需輸入正確的密碼。
如果要撤銷保護(hù)工作表,按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇“保護(hù)工作表”,正確輸入取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼后可撤銷保護(hù)。
(三)鎖定單元格
鎖定單元格可以使單元格的內(nèi)容不能被修改,使用“鎖定單元格”功能必須啟用保護(hù)工作表功能。
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(責(zé)任編輯:中大編輯)