會計檔案管理的規定

會計檔案是指記錄和反映經濟業務事項的重要歷史資料和證據，一般包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告以及其他會計資料等會計核算的專業材料。具體包括：

1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片賬、輔助賬簿，其他會計賬簿。3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

4.其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。財務預算、計劃、制度等文件材料屬文書檔案。

會計檔案管理是一項技術性、政策性都很強的工作，財政部和國家檔案局于1998年修訂了《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了明確的規定。

第一，會計檔案應當妥善保管。會計檔案由單位會計機構負責整理歸檔并保管，一年期滿后，移交單位的會計檔案管理機構或指定專人繼續保管;單位會計檔案不得借出，如有特殊需要，經本單位負責人批準后可以提供查閱或者復制原件。采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

第二，會計檔案保管的期限。會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年五類。

第三，會計檔案應當按規定程序銷毀。保管期滿的會計檔案，應由單位檔案管理機構提出銷毀意見，會同會計機構共同鑒定，報單位負責人批準后，由單位檔案管理機構和會計機構共同派員監銷;保管期滿但未結清的債權債務原始憑證及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止;正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

七、其他規定

(一)會計年度的規定

《會計法》規定，會計年度自公歷1月1日起至12月31Et止。按照持續經營原則，通常情況下，一個單位的業務經營活動，總是連續不斷地進行的。而按照會計上的會計分期原則，又必須對企業的業務活動進行分期核算，以考核企業在一定期間的財務狀況和經營成果。因此，會計核算中就必須將連續不斷的經營過程人為地劃分為若干相等的時期，分朗進行結算，分期編制財務會計報告，分期反映單位的財務狀況和經營成果。這種分期進行會計核算的時間區間，在會計上稱為會計期間，《企業財務會計報告條例》規定，會計期間分為年度、半年度、季度和月度，以滿足單位經營管理和投資者對會計資料的需要。世界各國對會計分期的規定是有區別的。我國的會計年度采用公歷制，這是為了與我國的財政、計劃、統計、稅務等年度保持一致，以便于國家宏觀經濟管理，因為各單位按年度提供的會計資料是國家宏觀調控的重要依據。

(二)記賬本位幣的規定

《會計法》規定，會計核算以人民幣為記賬本位幣。業務收支以人民幣以外的貨幣為主的單位，可以選定其中一種貨幣作為記賬本位幣，但是編報的財務會計報告應當折算為人民幣。

(三)會計文字記錄的規定

1.會計記錄文字應當使用中文。

2.民族自治地方和在我國境內的外國組織可以同時使用另外一種文字。

(四)財產清查的規定

財產清查是會計核算工作的一項重要程序，特別是在編制年度財務會計報告之前，必須進行財產清查，并對賬實不符等問題根據國家統一的會計制度的規定進行會計處理，以屎證財務會計報告反映的會計信息真實、完整。

(五)會計處理方法的規定

《會計法》規定，各單位采用的會計處理方法，前后各期應當一致，不得隨意變更;確有必要變更的，應當按照國家統一的會計制度的規定變更，并將變更的原因、情況及影響在財務會計報告中說明。

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（責任編輯：中原茶仙子）

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