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第十章 會計檔案

【講義精要】

【問題一】會計檔案的概念和內容

1. 會計檔案的概念

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業材料，它是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

2. 會計檔案的內容

①會計憑證; 原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。

②會計賬簿; 總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片等

③財務會計報告;月度、季度、年度賬務報告等

④其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

【問題二】、會計檔案的歸檔

1. 各單位每年形成的會計檔案，都應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管1年。期滿之后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

2. 會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。

定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案中，月、季財務會計報告的保管期為3年：

固定資產卡片、銀行存款余額調節表和銀行對賬單為5年。

各種憑證、總賬、明細賬、輔助賬簿和會計檔案移交清冊這15年。

現金和銀行存款日記賬這25年。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。

【問題二】會計檔案的查閱和復制

1. 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

2. 會計檔案的銷毀

會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

銷毀會計檔案時，應由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

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（責任編輯：xll）

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