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第二節(jié)　會計核算軟件的基本要求

一、會計核算軟件的基本要求---會計法

1.會計核算軟件設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計數(shù)據(jù)合法、真實、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會計核算工作效率。

2.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定劃分會計期間，分期結(jié)算賬目和編制會計報表。

3.會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。

4.會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。

5.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T19581—2004《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。

6.會計核算軟件在設(shè)計性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。

7.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具備在機內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

8.單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。

9.會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務(wù)。

二、會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求---會計核算軟件基本功能規(guī)范

(一)初始數(shù)據(jù)輸入

在會計賬套啟用之前，會計核算軟件必須進(jìn)行初始化設(shè)置。

(二)輸入原始憑證

1.輸入記賬憑證的同時，輸入相應(yīng)原始憑證;

輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過;

在對已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時，應(yīng)對輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核;

輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟件自動生成記賬憑證;

會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對已經(jīng)輸入但未予審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證;

記賬憑證審核通過或者登賬后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

3.在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬后，若原始憑證確需修改，會計核算軟件應(yīng)當(dāng)在留有痕跡的前提下，提供修改和對修改后的機內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗的功能。

(三)會計核算軟件輸入記賬憑證的相關(guān)要求

1.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能。

2.在輸入記賬憑證過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：

(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復(fù);

(2)以編號形式輸入會計科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的會計科目名稱;

(3)正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額時，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行;

(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目，或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行;

(5)正在輸入的收款憑證借方科目不是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證貸方科目不是“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行;

(6)會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進(jìn)行修改和審核的功能;

(7)對同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)具有權(quán)限控制功能。

(四)會計核算軟件審核、修改記賬憑證的相關(guān)要求

1.采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式機內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確認(rèn)。

2.由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。

3.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進(jìn)行更正，紅字可用負(fù)號“-”表示。

4.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)分別提供對審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制，即對同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)分別對審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制。

5.對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能。審核通過后，不能再對機內(nèi)憑證進(jìn)行修改。在修改的過程中，也應(yīng)該給出前面要求的各項提示。

(五)會計核算軟件對處理外幣核算業(yè)務(wù)的相關(guān)要求

1.適用于外國貨幣核算業(yè)務(wù)的會計核算軟件, 應(yīng)當(dāng)提供輸入有關(guān)外國貨幣憑證的功能。通用會計核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。

2.采用統(tǒng)賬制核算外國貨幣的會計核算軟件, 應(yīng)當(dāng)提供在當(dāng)期外國貨幣業(yè)務(wù)發(fā)生期初和業(yè)務(wù)發(fā)生時，輸入期初和當(dāng)時的外匯牌價的功能。記賬憑證中外國貨幣金額輸入后，會計核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動折合為記賬本位幣金額。

三、會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求

(一)會計核算軟件記賬的相關(guān)要求

1.根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證或者計算機自動生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬;

2.根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證和相應(yīng)機內(nèi)原始憑證登記明細(xì)分類賬;

3.總分類賬和明細(xì)分類賬可以同時登記或者分別登記，可以在同一個功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記;

4.會計核算軟件可以提供機內(nèi)會計憑證審核通過后直接登賬或成批登賬的功能;

5.機內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬登記時，應(yīng)當(dāng)計算出各會計科目的發(fā)生額和余額。

(二)會計核算軟件對賬、結(jié)賬的相關(guān)要求

1.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供自動進(jìn)行銀行對賬的功能, 根據(jù)機內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當(dāng)?shù)氖止ぽo助自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

2.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供機內(nèi)會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進(jìn)行結(jié)賬的功能。結(jié)賬前，會計核算軟件應(yīng)當(dāng)自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入賬，確認(rèn)已全部登記入賬后才能結(jié)賬。

3.機內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬可以同時結(jié)賬，也可以由處理明細(xì)分類賬的功能模塊先結(jié)賬、處理總分類賬的功能模塊后結(jié)賬。

4.機內(nèi)總分類賬結(jié)賬之前，應(yīng)當(dāng)與機內(nèi)明細(xì)分類賬進(jìn)行核對，如果不一致，總分類賬不能結(jié)賬。

(三)會計核算軟件生成報表的相關(guān)要求

會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的自動編制會計報表的功能。

(四)會計核算軟件提供的其他數(shù)據(jù)處理功能

通用會計核算軟件應(yīng)當(dāng)同時提供國家統(tǒng)一會計制度允許使用的多種會計核算方法以供用戶選擇。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程在計算機內(nèi)應(yīng)有相應(yīng)的記錄。

會計軟件應(yīng)當(dāng)采取加密存儲、用戶身份驗證等多種手段確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)的未授權(quán)訪問、復(fù)制、篡改和刪除。

四、會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求

查詢輸出和打印輸出是最基本的輸出形式。

(一)會計核算軟件提供查詢的相關(guān)要求

1.查詢機內(nèi)總分類會計科目和明細(xì)分類會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額、本期發(fā)生額和余額等項目;

2.查詢本期已經(jīng)輸入并登賬和未登賬的機內(nèi)記賬憑證、原始憑證;

3.查詢機內(nèi)本期和以前各期的總分類賬和明細(xì)分類賬簿;

4.查詢往來賬款項目的結(jié)算情況;

5.查詢本期和以前各期的會計報表。

(二)會計核算軟件對機內(nèi)數(shù)據(jù)的打印輸出要求

1.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供機內(nèi)記賬憑證打印輸出的功能，打印格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

2.會計核算軟件可以提供機內(nèi)原始憑證的打印輸出功能，打印輸出原始憑證的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

3.會計核算軟件必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的會計賬簿、會計報表的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供日記賬、總分類賬和明細(xì)分類賬的打印輸出功能，其中明細(xì)分類賬應(yīng)當(dāng)以三欄賬、多欄賬、數(shù)量金額賬等各種會計賬簿的方式打印輸出。

4.在機內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬的直接登賬依據(jù)完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額對照表替代。

5.在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少。

6.會計核算軟件可以提供機內(nèi)會計賬簿的滿頁打印輸出功能。

7.打印輸出的機內(nèi)會計賬簿、會計報表，如果是根據(jù)已結(jié)賬數(shù)據(jù)生成的，則應(yīng)當(dāng)在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標(biāo)記，以示區(qū)別。

(三)會計核算軟件提供的其他數(shù)據(jù)輸出要求

1.根據(jù)機內(nèi)會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種機內(nèi)會計報表數(shù)據(jù)，會計核算軟件不能提供直接修改功能。

2.會計年度終了進(jìn)行結(jié)賬時，會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質(zhì)的強制備份功能。

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