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第八章　會計檔案

一、會計檔案的概念和內容

(一)會計檔案的概念

會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

(二)會計檔案的內容

1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。

2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。

3.財務會計報告類：包括中期財務報告、年度財務會計報告，財務會計報告包括會計報表、附表、報表附注及相關文字說明、其他財務報告。

4.其他類：包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

二、會計檔案的歸檔

各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

根據《會計檔案管理辦法》，各單位當年形成的會計檔案，會計年度終了，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應會同會計機構有關人員和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

單位會計機構向單位檔案部門移交會計檔案的程序是：

(一)編制移交清冊，填寫交接清單;

(二)在賬簿使用日期欄填寫移交日期;

(三)交接人員按移交清冊和交接清單所列項目核對無誤后簽章。

三、會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。

定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

四、會計檔案的查閱、復制和交接

(一)會計檔案的查閱和復制

各單位應建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度，嚴格遵循查閱、復制和收回制度，保證會計檔案的安全完整。各單位保存的會計檔案不得借出，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。

(二)會計檔案的交接

1.單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。

2.單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

3.單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

4.單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。

5.單位因業務移交其他單位所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

6.單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

7.建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

8.單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

9.交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

五、會計檔案的銷毀

(一)會計檔案的銷毀程序和辦法

會計檔案保管期滿需要銷毀時，應按照以下程序銷毀：

1.由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，共同鑒定和審查，編制會計檔案銷毀清冊，并列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

4.監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監銷情況寫出書面報告(一式兩份)，一份報告本單位負責人，另一份歸入檔案備查。

(二)保管期滿但不得銷毀的會計檔案

1.對于保管期滿但未結清的債權債務以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。對于單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

會計檔案的銷毀是一項嚴肅的工作，各單位必須嚴格按照《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定進行。

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（責任編輯：xll）

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