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第二節　會計檔案保管

一、會計檔案的歸檔

各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

根據《會計檔案管理辦法》，各單位當年形成的會計檔案，會計年度終了，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應會同會計機構有關人員和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

二、會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。

定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

三個永久：年度財務報告(決算)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

現金日記賬和銀行存款日記賬保管25年。

固定資產卡片是在固定資產報廢清理后保管5年。

其余憑證、賬、報表保管期限是15年。

三、會計檔案的查閱和復制

(一)會計檔案的查閱和復制

各單位保存的會計檔案不得借出，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。

(二)會計檔案的交接

單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。

四、會計檔案的銷毀

(一)會計檔案的銷毀程序和辦法

1.由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，共同鑒定和審查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，并列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

4.監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監銷情況寫出書面報告(一式兩份)，一份報告本單位負責人，另一份歸入檔案備查。

(二)保管期滿但不得銷毀的會計檔案

1.對于保管期滿但未結清的債權債務以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。對于單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

【例題·單選題】1999年1月1日起實施的《會計檔案管理辦法》規定，企業記賬憑證的保管期限為(　)。

A.15年 B.5年

C.3年 D.10年

『正確答案』A

『答案解析』記賬憑證的保管期限為15年。

【例題·判斷題】1999年1月1日起實施的《會計檔案管理辦法》規定，原始憑證、記賬憑證和匯總記賬憑證保管15年。(　)

『正確答案』√

【例題·單選題】根據《會計檔案管理辦法》，各種明細賬、日記賬的保管期限為(　)。

A.5年 　B.10年

C.15年 D.25年

『正確答案』C

『答案解析』明細賬、日記賬的保管期限為15年。

【例題·單選題】根據《會計檔案管理辦法》規定，保管期限為25年的賬簿是(　)。

A.現金日記賬 B.現金總賬

C.應收賬款總賬 　D.固定資產總賬

『正確答案』A

『答案解析』選項BCD的保管期限是15年。

【例題·多選題】企業應永久保存的有(　)。

A.年度財務報告

B.現金日記賬

C.原始憑證

D.會計檔案保管清冊

『正確答案』AD

『答案解析』選項B的保管期限是25年，選項C的保管期限是15年。

【例題·單選題】原始憑證和記賬憑證的保管期限為(　)。

A.10年

B.15年

C.20年

D.5年

『正確答案』B

『答案解析』原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管期限為15年。

【例題·單選題】下列保管期限為25年的會計檔案是(　)。

A.銀行存款余額調節表 　B.銀行對賬單

C.銀行存款日記賬 　D.銀行存款總賬

『正確答案』C

『答案解析』選項A和B保管5年，選項D保管15年。

【例題·判斷題】當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管5年。(　)

『正確答案』×

『答案解析』當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管1年。

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（責任編輯：中大編輯）

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