本文主要介紹2012年會計從業(yè)資格考試會計電算化第五章會計軟件操作第二節(jié)賬務(wù)處理模塊基本操作中的編制會計報表復(fù)習(xí)筆記。希望本文能幫助您系統(tǒng)的復(fù)習(xí)2012年會計從業(yè)考試課程，全面的了解會計從業(yè)考試教材的相關(guān)重點!

六、編制會計報表

(一)報表處理系統(tǒng)概述

報表模板生成報表演示：格式狀態(tài)與數(shù)據(jù)狀態(tài)

1.會計報表的數(shù)據(jù)處理流程

包括報表格式設(shè)計、報表數(shù)據(jù)處理、報表輸出三大步驟。

2.報表的相關(guān)概念

(1)格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)。

①格式狀態(tài)

單元公式：計算公式(必須設(shè)置)、審核公式及舍位平衡公式。

在格式狀態(tài)下所看到的只是報表的格式，而報表的數(shù)據(jù)全部隱藏。

在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。

在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。

②數(shù)據(jù)狀態(tài)

如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。

在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

報表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。

(2)單元

單元是組成報表的最小單位。

單元名稱由所在行、列標(biāo)識。例如，C8表示第3列第8行交匯的那個單元。

單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。

①表樣單元：表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么其輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。

②數(shù)值單元：用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。

數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。

建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。

③字符單元：字符單元也是報表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。

(3)組合單元

組合單元的名稱可以以區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個單元的名稱來表示。

這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)。

(4)區(qū)域

區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在報表系統(tǒng)中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個表頁，最小的區(qū)域是一個單元。

例如，A6到C10的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。

(5)表頁

一個UF0報表最多可容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。

表頁在報表中的序號在表頁下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標(biāo)”。頁標(biāo)用“第1頁”~“第99999頁”表示，如果當(dāng)前表為第2頁，則可以表示為@2。

(6)關(guān)鍵字

關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以惟一標(biāo)識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。

六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”。

關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字。

(7)函數(shù)

企業(yè)常用的財務(wù)報表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報表系統(tǒng)本身，取自于報表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報表的表頁取數(shù)。報表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實現(xiàn)的。

①總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)

總賬函數(shù) 金額式 　數(shù)量式 外幣式

期初額函數(shù)： QC() 　SQC() 　WQC()

期末額函數(shù)： QM() 　SQM() 　WQM()

發(fā)生額函數(shù)： FS() 　SFS() 　WFS()

累計發(fā)生額函數(shù)： LFS() SLFS() WLFS()

條件發(fā)生額函數(shù)： TFS() STFS() WTFS()

對方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS() SDFS() WDFS()

凈額函數(shù)： 　JE() 　SJE() 　WJE()

匯率函數(shù)： 　HL()

②自本表頁取數(shù)的函數(shù)

數(shù)據(jù)合計：PTOTAL()

平均值：PAVG()

最大值：PMAX()

最小值：PMIN()

③自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)

可以使用SELECT()函數(shù)從本表其他表頁取數(shù)。

例：如果C1單元取自上個月的C2單元的數(shù)據(jù)：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。

④自其他報表取數(shù)的函數(shù)

(二)報表創(chuàng)建

當(dāng)啟動報表系統(tǒng)后，就要應(yīng)用創(chuàng)建新報表文件的功能，建立一個報表文件。此時，一張空的電子表展現(xiàn)在用戶面前，用戶可以在報表文件中設(shè)計報表格式。

創(chuàng)建空表時：

1.文件類型： *.rep

2.單元類型：數(shù)值單元

3.默認(rèn)狀態(tài)：格式

(三)定義報表格式

1.設(shè)置報表尺寸

設(shè)置報表尺寸是指設(shè)置報表的行數(shù)和列數(shù)。

執(zhí)行“格式→表尺寸”命令

2.定義行高和列寬

執(zhí)行“格式→行高”命令 mm(毫米)

3.畫表格線

新建立的報表是沒有任何表格線的。

選擇區(qū)域

執(zhí)行“格式→區(qū)域畫線”命令

4.定義組合單元

執(zhí)行“格式→組合單元”命令=取消

5.輸入項目內(nèi)容(表內(nèi)項目)

編制單位、日期可不輸入，設(shè)為關(guān)鍵字;

輸入內(nèi)容：將數(shù)值型單元改為表樣單元。

6.設(shè)置單元屬性和單元風(fēng)格

新建的報表，所有單元的單元類型均默認(rèn)為數(shù)值型;

但在單元格內(nèi)輸入項目內(nèi)容后，其單元類型自動轉(zhuǎn)變?yōu)楸順訉傩浴?/p>

定義為字符和數(shù)值屬性的單元，可在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下輸入數(shù)據(jù)，輸入的數(shù)據(jù)只對本表頁有效。

定義為表樣屬性的單元，在格式狀態(tài)下輸入內(nèi)容后將對所有的表頁有效。

7.定義關(guān)鍵字

定義關(guān)鍵字主要包括設(shè)置關(guān)鍵字和調(diào)整關(guān)鍵字在單元中的位置。

關(guān)鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還包括一個自定義關(guān)鍵字，可以根據(jù)實際需要任意設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。

(1)設(shè)置關(guān)鍵字

執(zhí)行“數(shù)據(jù)→關(guān)鍵字→設(shè)置”命令(注：格式狀態(tài)，數(shù)據(jù)菜單)

(2)調(diào)整關(guān)鍵字位置

調(diào)整關(guān)鍵字的位置必須輸入關(guān)鍵字的相對偏移量。偏移量負(fù)數(shù)值表示向左移，正數(shù)值表示向右移。

執(zhí)行“數(shù)據(jù)→關(guān)鍵字→偏移”命令(注：格式狀態(tài)，數(shù)據(jù)菜單)

提示：

關(guān)鍵字在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入。

可設(shè)置多個關(guān)鍵字;

一個關(guān)鍵字在該表中只能定義一次，即同一表中不能有重復(fù)的關(guān)鍵字。

重新定義等于取消原定義。

(四)定義計算公式(注：格式狀態(tài)，數(shù)據(jù)菜單)

1.直接輸入公式

F5單元格輸入=B5+D5 (=的作用是調(diào)出定義公式框，實際只輸入公式即可)

單元公式在輸入時，凡是涉及到數(shù)學(xué)符號、標(biāo)點符號的均需輸入英文半角字符。

2.交互式輸入公式

交互式輸入公式是通過函數(shù)向?qū)崿F(xiàn)的：

執(zhí)行“數(shù)據(jù)→編輯公式→單元公式”命令

【單選題】會計報表系統(tǒng)中，某月某表公式編制計算正確，那么(　)一定正確。

A.公式語法格式

B.當(dāng)月數(shù)據(jù)

C.報表中的數(shù)據(jù)

D.審核公式

『正確答案』A

【判斷題】計算機(jī)制作財務(wù)報表，公式取數(shù)只能來自于賬簿。(　)

『正確答案』×

(五)報表的生成

1.設(shè)置報表與賬簿之間的對應(yīng)關(guān)系

設(shè)置報表與賬簿之間的關(guān)系簡稱為賬套初始。賬套初始是在編制報表之前指定報表數(shù)據(jù)來源的賬套和會計年度。

執(zhí)行“數(shù)據(jù)→賬套初始”命令

2.輸入關(guān)鍵字

執(zhí)行“數(shù)據(jù)→關(guān)鍵字→錄入”命令

3.重新計算報表

執(zhí)行“數(shù)據(jù)→表頁重算”命令

在編制報表時可以選擇整表重算或表頁重算。整表重算是將該表的所有表頁全部重新進(jìn)行計算，而表頁重算僅是將該表頁的數(shù)據(jù)重新進(jìn)行計算。

4.審核報表

執(zhí)行“數(shù)據(jù)→編輯公式(審核公式)”命令

執(zhí)行“數(shù)據(jù)→審核”命令(均在格式狀態(tài)下設(shè)置，數(shù)據(jù)狀態(tài)下使用)

5.保存報表文件

注意：*.rep 為用友軟件報表專用擴(kuò)展名

(六)報表輸出

1.報表輸出的內(nèi)容

輸出能被其他系統(tǒng)接收的數(shù)據(jù)，是指將報表數(shù)據(jù)以一定的形式，如以DBF數(shù)據(jù)庫的形式，或以TXT文本文件的形式輸出，供其他系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的加工處理，提高自身的數(shù)據(jù)兼容性與通用性。

2.報表輸出的方式

(1)屏幕顯示

(2)打印機(jī)輸出

(3)磁盤輸出

(4)網(wǎng)絡(luò)傳輸

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