貿易中的管制單據多用于進出口報關、報驗，種類繁多，主要有各種許可證、進口廢物時使用的“進口廢物批準證”、瀕危物種管理的“瀕危野生動植物種國際貿易公約允許進出口證明”、“精神藥品進出口準許證”、黃金制品進出口時使用的“中國人民銀行授權書”、農化產品的“進出口農藥登記證”和“化學品進出口環境管理登記證”等。證書多用中文制作，份數各異。由于許可證最重要、最常見，本文擬對其填寫制作加以介紹。
　　進出口許可證（IMPORT/EXPORTLICENCE）是國家批準某些商品進出口的證明文件。我國現行進出口許可證實行商務部配額許可證事務局、商務部駐口岸特派員辦事處、省級機構三級管理制度，通常由進出口商向相關部門提出申請并經核準后以中、英混合形式簽發，海關憑許可證驗放，無許可證不得進出口。許可證申請表由進出口商填寫，相應發證機關則填制許可證。
　　申領許可證應提供的文件和材料：申請表、合同(正本復印件）、申領單位的公函或申領人的工作證或代辦人員應出示委托單位的委托函、無經營權的單位需提供其主管部門證明、首次辦證的單位應提供外貿經營權的文件(正本復印件）、配額管理商品應提交有關批件等。
　　一、許可證申請表填寫及注意事項
　　1.申請表中除第三、四項和審批意見欄由發證機關填寫外，申領許可證單位應填寫其余各項。
　　2.進/出口許可證申請表相同項目的繕制：（1）“進口商”可填寫進口公司名稱及其13位代碼、“9999+九位組織機構代碼”（無進出口營權的企業）等；“出口商”可根據情況填寫有出口經營權的各類企業的全稱和企業編碼、配額管理的出口商品則應填寫出口配額指標單位的進出口企業全稱、代碼。
　　（2）收貨人填寫實際批準的進口用貨單位；發貨人通常是出口商或其代理人。
　　（3）證書號碼由發證機關編排。結構為：XX（二位數字表示年份）---XX（二位數字或字母表示發證單位）---XXXXXX（六位數字由計算機自動順序編排）。
　　（4）證書有效截止日期。進口一年內；出口最長不超過6個月（非一批一證），一批一證的3個月內，均自簽發之日起算。
　　（5）貿易方式：是指進/出口貨物的貿易性質，可以根據實際填寫：一般貿易、易貨貿易、進料加工、來料加工、國際展銷、補償貿易、協定貿易、邊境貿易、外資企業進/出口等。
　　（7）報關口岸：進口貿易填寫到達我國規定開放的口岸；出運口岸可以填寫三個，但僅能在一個口岸報關出境。
　　（8）出口國/地區：填寫出口商所在地的國別（地區）名稱；進口國/地區指合同目的地，應顯示具體國家名稱。
　　（9）商品名稱和編碼：按統一頒布的進/出口商品名稱及編碼填寫。
　　（10）單位：進/出口按臺、套、輛、條、公升、公斤、平方米等計量單位填寫。
　　3.不同項目：（1）進口許可證中的“外匯來源”
　　指銀行購匯、貸款、贈送、外資等；“商品用途”應根據自用、生產用、內/外銷、樣品等填寫一種；“數量”欄按規定計量單位折算，最小數量單位是0.1，最大位數為九位阿拉伯數字；“單價（幣別）”填寫訂貨時將采用的貨幣和估計價格；“原產地國（地區）”指商品進行實質性加工的國別（地區）。
　　（2）出口許可證中的“合同號”指申領許可證時所依據的合同編號，展品出運時，此欄應填寫主管部門批準辦展的文件號；支付和運輸方式可以根據實際情況填寫；在同一編碼商品規格型號超過四種時，應另行填寫出口許可證申請表；貨物的數量可以保留一位小數、計量單位為"批"的，此欄均填為1；單價一般免填；備注欄填寫以上各欄未盡事宜。
　　二、許可證的填寫與申請表基本相同，此處不贅。
　　三、許可證使用注意事項
　　1.貨樣出運。企業出口實行許可證管理的貨樣，每批貨樣價值高于人民幣5000元的，應按一般貿易管理規定申領出口許可證。
　　2.出口展品。商務部授權公司主辦出國展覽會所帶在外銷售的物品，屬許可證管理商品，應提交經商務部批準的舉辦展覽會的批件。
　　3.許可證一經簽發，任何發證機關不得更改任何證面內容；如確需更改某一項目，進/出口單位應填寫進/出口許可證申請表并提供相應合同，提交原許可證由發證機關換發新證。
　　4.許可證在有效期內因特殊情況未使用或未使用完，可申請延期，并將原許可證退還原發證機關進行換證。出口許可證的有效期最遲可延期到次年的2月底，進口則是次年的3月31日。
　　5.如發生丟失許可證的情況，應及時向發證機關和該證的報關口岸海關掛失，重新申領時應向發證機關提供未報關證明和遺失報告，由發證機關按規定辦理。
　　6.許可證網上申領和簽發模式可登陸商務部配額許可證事務局網站（http://www.licence.org.cn）按規定進行操作。
　　7.由于紡織品貿易的的特殊性、敏感性，國家專門出臺了具體的出口管制規范，要求企業出口紡織品時提供包括輸歐盟紡織品出口許可證、輸歐盟紡織品產地證、輸美紡織品出口許可證、輸美紡織品原產地證、輸歐盟手工制品證、輸歐盟絲麻制品產地證、輸土耳其紡織品產地證和我國紡織品臨時出口許可證在內的臨時出口許可證件，對此，企業應對號入座，有的放矢。相應表格也可以從商務部配額許可證事務局網站下載。
　　8.根據有關許可證管理辦法的規定，許可證管理實行“一證一關”（許可證只能在一個海關申報）、“一批一證”（許可證在有效期內一次報關使用）和“非一批一證”（許可證在有效期內可以多次報關使用），企業應嚴格按規定申報、使用。
　　9.根據國際市場變化和我國的具體情況，《進出口許可證管理目錄》每年都進行調整。

（責任編輯：中大編輯）