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土地估價報告的歸檔和檔案管理

檔案管理是評估工作的重要組成部分，估價報告及評估資料是評估過程和評估成果的真實記錄，是檢驗評估機構評估工作的重要依據，任何一份報告及評估資料，都是評估機構的寶貴財富。同時，由于估價報告及其相關資料涉及委托人的秘密，所以做好檔案管理工作至關重要。

1.評估的檔案是指在評估工作過程中所收集和形成的與評估業務相關的各種文字、圖表、聲象等記錄。每個評估業務，不論項目大小，都要單獨編號，及時立卷歸檔。

2.評估機構的檔案，應實行專人專管，并建立管理制度。做到：土地估價師考試網

(1)按項目立卷，一個項目一個編號(該編號建議與估價報告的編號對應)，不涂改，不挪用。

(2)移交、借閱均辦理登記手續。

(3)資料歸檔真實、齊全，不缺不漏。

(4)建立索引，方便查閱。檔案索引的內容應與估價報告的信息一致。土地估價實務基礎

(5)安全、保密、防腐、防潮、防火、防損、防盜。

(6)實行機構負責人簽批保存一定年期的檔案銷毀制度。

3.評估項目結束后，由經辦估價師或經辦人員將在評估過程中收集的相關資料匯總、裝訂成冊后，移交檔案管理員。需移交的資料包括以下內容：

(1)檔案目錄;

(2)土地估價的結果報告、技術報告正本各1份;

(3)評估現場查勘記錄;

(4)內部作業有關的三級審批的記錄，三級審批是指主辦估價師的自查、部門的二級審核、機構負責人的審批;

(5)評估對象照片(或圖片資料);

(6)評估對象權屬依據等基礎資料;

(7)評估過程中選用的案例依據;

(8)委托合同或有關委托函件;

(9)委托方提供的有關資料及調查收集的有關資料;

(10)外聘專家所提供的資料;

(11)其他有關資料;

(12)電腦中的位置。

經辦估價師或經辦人員在裝訂工作底稿前，先按以上順序編制檔案目錄，并按順序編上頁碼，完成裝訂后交于檔案管理員，并辦理交接手續。

4.檔案管理員在收到工作底稿后，應進行檢查。檢查的內容包括：

(1)報告是否已經三級審批;

(2)目錄與內容是否相符，所編頁碼有無錯漏;

(3)評估人員有否簽名;

工作底稿經檢查無誤，符合歸檔要求的，可編號歸檔。檔案編號后，將建檔情況錄入電腦，最后將檔案入庫。

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（責任編輯：中大編輯）

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