總賬子系統

初始化處理分兩部分實現，即核算體系的建立與期初數據的整理錄入。

一、核算體系的建立

1．操作員設置　詳見第二章中“設置操作員及權限”部分。

2．建立核算賬套　新賬套的建立參見第二章第一節的相關內容。

賬套中的“會計主管”應該是本單位的財務人員，因此要先進行操作員設置，再建立核算賬套。

賬套主管可以通過【賬套】下的【修改】功能，根據本單位的實際情況，對允許進行修改的內容進行修改。

3．操作員權限設置　（一）系統管理 相關內容。

5．啟用賬套

啟用賬套，就是要根據企業的業務特點，對總賬系統的一些系統選項進行設置，以便總賬系統配置相應的功能或執行相應的控制。當第一次啟用總賬系統時，系統自動出現圖3－5所示對話框，可以進行選項設置。在啟用賬套或業務變更后，也可以通過該對話框查看或調整賬簿的選項。另外，在【總賬系統】界面，單擊【文件】菜單下的【選項…】，也可以得到選項對話框。

7．建立會計科目

建立會計科目是會計核算方法之一，財務系統一般都提供了符合國家會計制度規定的一級會計科目，明細科目的確定要根據各企業情況自行確定，確定原則如下：

第一，會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數據，需從系統取數的，必須設立相應科目。

第二，會計科目的設置必須保持科目與科目間的協調性和體系完整性。不能只有下級而無上級；既要設置總賬科目，又要設置明細科目，以提供總括和詳細的會計核算資料。

第三，會計科目要保持相對穩定，會計年中不能刪除；如已經使用，不能增設下一級明細科目。一級科目名稱要符合國家標準，明細科目名稱要通俗易懂。

第四，設置會計科目要考慮與子系統的銜接。在總賬系統中，只有末級會計科目才允許有發生額，才能接收各個子系統轉入的數據。因此，要將各個于系統中的核算科目設置為末級科目。

一般來說，為了充分體現計算機管理的優勢，在企業原有的會計科目基礎上，應對以往的一些科目結構進行優化調整，充分發揮總賬系統提供的輔助核算功能，深化、強化企業的核算和管理工作。

當企業規模不大，往來業務較少時，可采用和手工方式一樣的科目結構及記賬方法，即將往來單位、個人、部門、項目通過設置明細科目來進行核算管理：而對于一個往來業務頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴格的企業來說，應該采用總賬系統提供的輔助核算功能進行管理，即將這些明細科目的上級科目設為末級科目并設為輔助核算科目，并將這些明細科目設為相應的輔助核算目錄。一個科目設置了輔助核算后，它所發生的每一筆業務將會登記在總賬和輔助明細賬上。

（1）增加會計科目。在【總賬系統】中，單擊【系統初始化】下的【會計科目】，進入會計科目界面，單擊【增加】按鈕，出現會計科目一新增對話框

①科目編碼：科目編碼必須唯一，且必須按其級次的先后次序建立。科目編碼只能由數字、英文字母及減號（－）、正斜杠（＼）表示，其他字符（如＆" ’；空格等）禁止使用。

②科目名稱：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數字，可以是減號（－）。正斜杠（＼），但不能輸入其他字符。科目中文名稱最多可輸入10個漢字，科目英文名稱最多可輸入100個英文字母。

需要注意的是，科目中文名稱和英文名稱不能同時為空。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱。

③科目類型：行業性質為企業時，科目類型分為：資產、負債、所有者權益、成本、損益，沒有成本類的企業可不設成本類；行業性質為行政單位或事業單位時，按新會計制度科目類型設置。

④賬頁格式：定義該科目在賬簿打印時的默認打印格式。系統提供了金額式、外幣金額式、數量金額式、外幣數量式四種賬頁格式供選擇。

⑤助記碼：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱中各個漢字拼音的頭一個字母組成，例如，管理費用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統可自動將助記碼轉換成科目名稱。

③輔助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其他核算要求，系統除完成一般的總賬，明細賬核算外，并提供部門核算，個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項目核算四種專項核算功能供選用。設置輔助核算要考慮以下幾點：

第一，一個科目可同時設置兩種專項核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況，也想了解各項目的使用情況，那么可以同時設置部門核算和項目核算。

第二，個人往來核算不能與其他專項一同設置，客戶與供應商核算不能一同設置。輔助賬類必須設在未級科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在未級和上級設賬類。但若只在上級科目設賬類，其末級科目沒有設該賬類，系統將不承認，也就是說當上級科目設有某賬類時，其末級科目中必設有該賬類，否則只上級設賬類，系統將不處理。

第三，在設置輔助核算時請盡量慎重，因為如果科目已有數據，而要對科目的輔助核算進行修改，那么很可能會造成總賬與輔助賬對賬不平。

①其他核算：用于說明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現金科目要設為日記賬；銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。

③科目性質（余額方向）：增加記借方的科目，科目性質為借方；增加記貸方的科目，科目性質為貸方。一般情況下，只能在一級科目設置科目性質，下級科目的科目性質與其一級科目的相同。已有數據的科目不能再修改科目性質。

③外幣核算：用于設定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設定外幣幣名。

④數量核算：用于設定該科目是否有數量核算和數量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。

（2）科目修改。當科目屬性有錯誤時，可以對錯誤屬性進行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補上。已使用的科目不能增加下級。

（3）科目查詢。準確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。

（4）科目刪除。對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非未級科目。

（5）指定科目。指定會計科目是指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執行出納簽字，從而實現現金、銀行管理的保密性，才能查看現金、銀行存款日記賬。

11．憑證類別設置

許多企業為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進行分類編制，但各企業的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進行分類。系統提供了五種常用分類方式供選擇：包括記賬憑證，收款、付款。轉賬憑證，現金、銀行、轉賬憑證，現金收款、現金付款、銀行收款。銀行付款，轉賬憑證，自定義憑證類別。

在桌面中單擊【系統初始化】下的【憑證類別】。選擇所需類別，進而進入憑證類別設置界面，如圖3－11所示【憑證類別】，在此可對憑證類別進行增加、修改。刪除等操作。

在開始用計算機錄入憑證之前應進行憑證類別的設置：已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；若限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。

13．常用憑證及常用摘要定義

（1）常用憑證定義。在單位里，會計業務都有其規范性，因而在日常填制憑證的過程中，經常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調用，必將大大提高業務處理的效率。確切地說，“常用憑證”提供的是常用會計憑證的模板，在調用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當時會計業務需要。

常用憑證可以利用【總賬系統】中【憑證】菜單下的【常用憑證】定義，也可以通過【填制憑證】桌面中【制單】菜單下的【生成常用憑證】項生成。

定義常用憑證時既要定義憑證主要信息，也要定義憑證分錄內容。

（2）常用摘要定義。在日常填制憑證的過程中，因為業務的重復性發生，經常會有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調用，必將大大提高業務處理效率。

常用摘要定義編號、摘要內容、相關科目，調用常用摘要可以直接輸入摘要編號或參照輸入，這些信息（數據）可任意設定并在調用后可以修改補充。

二、期初余額的整理錄入

在開始使用總賬系統時，應將經過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機，假如是年中啟用總賬，而又希望查詢結果，全面反映今年的業務情況，則應先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方累計發生額計算清楚。例如，某企業2000年4月開始啟用總賬系統，那么，應將該企業2000年3月末各科目的期末余額及l、3月的累計發生額計算出來，準備作為啟用系統的期初數據錄入到總賬系統中，系統將自動計算年初余額；若企業是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發生額，則期初余額就是年初數。若科目有輔助核算，還應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。

期初余額的錄入分兩部分：即總賬期初余額錄入和輔助賬期初余額錄入。

1．總賬期初余額錄入

期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機中的過程之一。在桌面中單擊【系統初始化】下的【錄入期初余額】，在【期初余額錄入】界面的“期初余額”欄中，直接輸入數據，數據輸入完畢，單擊【刷新】按鈕，系統自動生成上級科目的余額如圖3－12所示。

余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據由系統自動計算。如果某科目為數量、外幣核算，應錄入期初數量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數量外幣余額。若期初余額有外幣、數量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負號輸入。

2．輔助賬期初余額錄入

在錄入期初余額時，若某科目涉及輔助核算，則系統會自動為該科目開設輔助賬頁。相應地，在輸入期初余額時，該科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來，即不能直接輸入總賬期初數。

期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”的功能。

若使用了應收、應付系統，并且在“選項”中將客戶往來或供應商往來由應收。應付系統核算，那么，應該到應收、應付系統中錄入合客戶、供應商賬類的科目的明細期初余額，在這里，只能錄入這些科目的總余額。若這些科目還有其他輔助核算，如部門核算或項目核算，則只能錄入這些科目下各部門總余額或各項目的總余額。如某科目為客戶往來科目，該科目的期初余額，將不能在期初明細錄入窗中錄入，而是直接在期初余額中錄入即可。又如某科目為部門客戶核算科目，則進入期初明細錄入窗后，只能錄入各部門的余額。至于各客戶及供應商的余額，可到應收、應付系統中去錄入。

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（責任編輯：xy）

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