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工程咨詢信息管理

(一)信息管理概述

咨詢企業(yè)在長期為客戶服務(wù)中產(chǎn)生很多成果與文件，如客戶資料、產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、設(shè)計圖紙、貨源資料、營銷方案、財務(wù)報告等，往往使咨詢企業(yè)借以形成競爭優(yōu)勢。這些寶貴資源若管理不善，則不但無法得到有效利用，還會危及咨詢企業(yè)的競爭地位和安全，目前，多數(shù)咨詢企業(yè)仍然依靠資料室、圖書館等老手段保存和管理信息.即使使用數(shù)據(jù)庫，能力也很有限。另一方面，一些企業(yè)內(nèi)的某些部門囿于自身利益.不愿意將自己掌握的信息與其他部門共享。落后的信息管理已經(jīng)嚴重妨礙了咨詢業(yè)務(wù)的發(fā)展，工程咨詢單位應(yīng)當(dāng)了解信息管理的重要性及緊迫性，迅速改變現(xiàn)狀。信息管理是指將分散、無序、龐雜的數(shù)據(jù)、信息按照一定規(guī)則加以識別、編排.并記載各種信息之間的聯(lián)系，進而保存、添加、檢索、共享和利用。為了使信息管理行之有效，應(yīng)當(dāng)建立有效的制度，促使企業(yè)內(nèi)各部門之間共享數(shù)據(jù)與信息，盡可能地 目前，計算機與互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的迅速發(fā)展，極大地推動了現(xiàn)代信息管理的發(fā)展，已經(jīng)出現(xiàn)了新的信息管理段，如各種各樣的數(shù)據(jù)庫等。咨詢企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用先進的信息管理手段，建立適合本企業(yè)需要的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，加強對本企業(yè)內(nèi)外信息的全面管理.為本企業(yè)咨詢業(yè)務(wù)及時提供全面、準確、最新的信息。

(三)信息管理方法

1.信息管理基本做法

對于數(shù)量巨大、種類繁多的數(shù)據(jù)、信息或其他資料，分類與編目這一基本做法，不僅適用于以往的圖書室、圖書館、檔案館、博物館等，也適用于計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。現(xiàn)在計算機的操作系統(tǒng).例如微軟公司的windows的文件系統(tǒng)所依據(jù)的就是歷史悠久的分類與編目原則。

2.信息分類與編目

對于咨詢企業(yè)掌握的信息，有多種分類與編目方式。例如，按企業(yè)管理層次分類編目。大企業(yè)，目錄第一層按企業(yè)總體組織劃分，如公司總部、子(分)公司;第二層可按企業(yè)各級的職能部門劃分，如人力資源部、財務(wù)資產(chǎn)部、綜合管理部、技術(shù)質(zhì)量部、經(jīng)營計劃部等職能部門和規(guī)劃部門、設(shè)計部門等業(yè)務(wù)部門;第三層可按各業(yè)務(wù)部門的行政科室或者項目團隊來劃分。分類方法的選擇，既要考慮企業(yè)擁有的信息內(nèi)容、形式與性質(zhì)，也要考慮企業(yè)為客戶提供咨詢服務(wù)的方式與特點，或者將兩方面結(jié)合起來，使各種類別的信息便于查詢。例如.公司新聞、企業(yè)規(guī)章制度、會議紀要等可以歸為一類，供一般用戶查詢。而對于圖檔.可以按項目名稱、時間、業(yè)務(wù)部門、版本、關(guān)鍵字、文字說明、關(guān)聯(lián)信息等逐層分類。為了便于企業(yè)員工更好地利用企業(yè)擁有的信息資源，可以信息地圖導(dǎo)航的方式編制目錄。信息地圖可按照上述分類方法編制，使用戶能夠快速找到他們需要的信息與資料。

3.檢索功能與權(quán)限

信息管理系統(tǒng)必須有完善的查詢功能.允許使用者以多種方式查詢。查詢系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)靈活、具有模糊查詢功能，以滿足不同人員的查詢習(xí)慣與偏好。查詢結(jié)果能夠以多種方式顯示或交給用戶。當(dāng)然，為了信息的安全，查詢系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備權(quán)限管理功能。

(四)現(xiàn)代信息管理技術(shù)

信息管理人員應(yīng)確保將必要的原始信息收集齊全，加工成可用信息。還要確保企業(yè)內(nèi)部人員在合適的時間以合適的形式取得并利用。信息管理要確保企業(yè)的信息準確、及時、安全.確保滿足所有與工程咨詢有關(guān)的信息要求。對于非數(shù)字信息，可參考圖書館藏書、文獻分類與編目規(guī)則加以編排，購置相應(yīng)設(shè)施存放此類信息。對于數(shù)字信息，可以保存在計算機數(shù)據(jù)庫中并備份。

1.建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是根據(jù)數(shù)據(jù)模型研制的描述、建立和管理數(shù)據(jù)庫的專用軟件.一般由數(shù)據(jù)庫語言、數(shù)據(jù)庫管理程序和數(shù)據(jù)庫使用程序三部分組成。數(shù)據(jù)庫語言主要用于建立數(shù)據(jù)庫、使用數(shù)據(jù)庫和對數(shù)據(jù)庫進行維護。數(shù)據(jù)庫管理程序是對數(shù)據(jù)庫的運行進行管理、調(diào)度和控制的例行程序。數(shù)據(jù)庫使用程序是對數(shù)據(jù)進行維護，使其處于運行狀態(tài)而使用的各種數(shù)據(jù)庫服務(wù)程序。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的功能因系統(tǒng)不同而有所差異，一般包括：定義數(shù)據(jù)庫、裝人數(shù)據(jù)庫、操作數(shù)據(jù)庫、維護數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)通信等。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可分為小型和大中型數(shù)據(jù)庫;亦町分為關(guān)系數(shù)據(jù)庫、面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫、工程數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。關(guān)系數(shù)據(jù)庫在一般信息系統(tǒng)中發(fā)揮著巨大作用.是面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫、工程數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。

2.信息安全管理

信息安全一般指信息的完整和用途是否得到了有效保護。信息安全分為信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、個人隱私、商用信息、國家機密的保護等方面。保密技術(shù)的缺陷、網(wǎng)絡(luò)無限制傳播、計算機病毒、網(wǎng)上犯罪等都威脅到信息的安全。企業(yè)若不能及時有效地采取措施，信息一日泄漏會造成不可估量的損失和損害。企業(yè)必須防止委托人和自身因泄密而受到損害。良好的信息安全管理可以降低運營風(fēng)險、保持企業(yè)競爭力。保密有多種方式.主要有：

(1)咨詢業(yè)務(wù)當(dāng)事人事先簽訂保密協(xié)議，并嚴格執(zhí)行。

(2)對信息庫設(shè)置使用權(quán)限。一般可根據(jù)信息的重要性和敏感程度分為若干密級，為各級信息設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限。橫向權(quán)限用來控制查詢和使用：縱向權(quán)限可考慮信息屬性和用戶兩方面，為各種信息設(shè)置相應(yīng)的安全級別。普通知識，如企業(yè)文化、常用規(guī)章制度等，安全級別較低，可在企業(yè)內(nèi)部充分共享。而諸如合同、經(jīng)驗、涉密圖檔等，只能在小范同內(nèi)交流，安全級別要高。各種用戶也應(yīng)設(shè)置權(quán)限級別，并將其與信息的安全級別對應(yīng)起來。橫向與縱向的保護辦法結(jié)合起來.構(gòu)成比較嚴密、完善的安全體系，既能保證信息得到充分利用.義能減少泄露的機會。

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