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第二節　原始憑證

一、原始憑證的種類

原始憑證種類繁多，形式多樣，為方便使用。通常按其來源、填制手續和格式加以分類。

(一)原始憑證按照來源不同，分為自制原始憑證和外來原始憑證

(二)原始憑證按照格式的不同，分為通用憑證和專用憑證

(三)原始憑證按照填制手續及內容不同，分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證

1.一次憑證的填制

一次憑證的填制手續是在經濟業務發生或完成時，由經辦人員填制，一般只反映一項經濟業務，或者同時反映若干項同類性質的經濟業務。

2.累計憑證的填制

要點1：累計憑證是多次有效的原始憑證。

要點2：工業企業用的限額領料單就是一種典型的累計憑證。

要點3：特點是在一張憑證內可以連續登記相同性質的業務，隨時結出累計數及結余數，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發生額記賬。

下面以“限額領料單”為例說明累計憑證的填制方法。

“限額領料單”是多次使用的累計領發料憑證。在有效期間內(一般為一個月)，只要領用數量不超過限額就可以連續使用。“限額領料單”是由生產計劃部門根據下達的生產任務和材料消耗定額按每種材料用途分別開出，一料一單，一式兩聯，一聯交倉庫據以發料，一聯交領料部門據以領料。領料單位領料時，在該單內注明請領數量，經負責人簽章批準后，持往倉庫領料。(詳細介紹，參見教材P98)

3.匯總憑證的填制

匯總憑證，也稱原始憑證匯總表，是對一定時期內反映經濟業務內容相同的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。它合并了同類型經濟業務，簡化了記賬工作量。常用的匯總原始憑證有：耗用材料匯總表、工資結算匯總表、銷售日報、差旅費報銷單等。

匯總憑證，是指在會計的實際工作日，為了簡化記賬憑證的填制工作，將一定時期若干份記錄同類經濟業務的原始憑證匯總編制一張匯總憑證，用以集中反映某項經濟業務的完成情況。匯總原始憑證是有關責任者根據經濟管理的需要定期編制的

匯總憑證只能將同類內容的經濟

二、原始憑證的基本內容

由于各項經濟業務的內容和經濟管理的要求不同，各個原始憑證的名稱、格式和內容也是多種多樣的。但是，所有的原始憑證(包括自制的和外來的憑證)，都是作為經濟業務的原始證據，必須詳細載明有關經濟業務的發生或完成情況，必須明確經辦單位和人員的經濟責任。因此，各種原始憑證都應具備一些共同的基本內容。原始憑證所包括的基本內容，通常稱為憑證要素，主要有：

(1)原始憑證的名稱;

(2)填制原始憑證的日期;

(3)接受原始憑證的單位名稱(抬頭人);

(4)經濟業務的內容(含數量、單價和金額等);

(5)填制單位簽章;

(6)有關人員簽章;

(7)憑證附件。

業務匯總在一起、填列在一張匯總憑證上，不能將兩類或兩類以上的經濟業務匯總在一起、填列在一張匯總原始憑證上。

【補充】原始憑證除了應當具備上述內容外，還應當符合下列要求：

1.從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。這里所說的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質的印鑒，包括業務公章、財務專用章、發票專用章、結算專用章等。

2.自制的原始憑證，必須有經辦單位的領導人或者由單位領導人指定的人員簽名或者蓋章。

3.購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。這樣要求，目的是為了明確經濟責任，保證賬物相符，防止盲目采購，避免物資短缺和流失。

實物驗收工作由經管實物的人員負責辦理，會計人員通過有關的原始憑證進行監督檢查。需要入庫的實物，必須填寫入庫驗收單，由實物保管人員驗收后在入庫單上如實填寫實收數額，并加蓋印章;不需要入庫的實物，除經辦人員在憑證上簽章外，必須交給實物保管人員或者使用人員進行驗收后在憑證上簽章。總之，必須由購買人以外的第三者查證核實后，會計人員才據以入賬。

4.支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，不能僅以支付款項的有關憑證如銀行匯款憑證等代替。其目的是為了防止舞弊行為的發生。

5.發生銷貨退回的，除填制退貨發票外，還必須有退貨驗收證明;退款時，必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發票代替收據。在實際工作中，有些單位發生銷售退回，收到的退貨沒有驗收證明，造成退貨流失;在辦理退款時，開出紅字發票，并以紅字發票副本作為本單位付款的原始憑證，既不經對方單位蓋章收訖，也不附對方單位收到退款的收據這種做法容易發生舞弊行為，漏洞很大。因此，發生銷貨退回及退還款項時，必須填制退貨發票并附有退貨驗收證明和對方的收款收據。如果由于特殊情況、可先用銀行的有關憑證作為臨時收據，待收到收款單位的收款證明后，再將其附在原付款憑證之后，作為正式原始憑證。

6.職工公出借款憑據，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應當另開收據或者退還借款副本，不得退還原借款收據。原因是，借款和還回借款，是互有聯系的兩項經濟業務，在借款和還回借款發生時，必須分別在會計賬目上獨自反映出來，因此，不能將原借款收據退還借款人，否則，將會使會計資料失去完整性。

7.上級有關部門批準的經濟業務，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明文件的批準機關名稱、日期和文號，以便確認經濟業務的審批情況和查閱。

三、原始憑證的填制要求

原始憑證絕大部分不是由財會人員填制的，而是由有關單位或本單位有關業務人員填制的。但是，全部原始憑證都必須經過財會人員審核，才能登記入賬。因此，財會人員不僅應掌握原始憑證的內容和填制方法，而且還要向有關業務人員說明原始憑證的重要作用，幫助他們掌握正確填制原始憑證的方法。

(一)填制原始憑證的基本要求

1.記錄要真實。

2.內容要完整。在填寫的過程中要注意以下幾點：(1)年、月、日要按照填制原始憑證的實際日期填寫;(2)名稱要齊全，不能簡化;(3)品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;(4)有關人員的簽章必須齊全。

3.手續要完備。單位取得的原始憑證必須符合手續完備的要求，以明確經濟責任，確保憑證的合法性、真實性。

自制的原始憑證，應有經辦人員和經辦單位負責人的簽名或蓋章。

從外單位取得的原始憑證，除某些特殊的外來原始憑證如火車票、汽車票外，必須蓋有填制單位的公章或財務專用章，沒有公章或財務專用章的原始憑證應視為無效憑證，不能作為編制記賬憑證的依據;從個人處取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或簽章。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明;支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，付款人不能自己證明自己已付出款項;出納人員在辦理收款或付款業務后，應在憑證中加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以避免重收重付。

4.書寫要清楚、規范。原始憑證上的文字和數字都需認真填寫，字跡清楚，易于辨認，不得使用未經國務院公布的簡化漢字。凡是填有大寫金額和小寫金額的原始憑證，大寫金額與小寫金額必須相符。原始憑證的填制，除需要復寫的外，必須用鋼筆或碳素筆書寫。填寫時應遵守以下要求：

憑證上阿拉伯數字應當一個一個準確、清晰地書寫，不得連筆書寫。阿拉伯金額數字前面應當書寫貨幣幣種符號或者貨幣名稱簡寫，如人民幣幣種符號為“￥”，美元幣種符號為“$”等。幣種符號與阿拉伯數字之間不得留有空白。金額數字一律填寫到角、分，無角分的，寫“00”或符號“—”，有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“—”。

大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫。大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白，大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字;有分的，不寫“整”或“正”字。如小寫為金額￥300 060.50，大寫金額應寫成“人民幣叁拾萬零陸拾元伍角整”，或寫成“人民幣叁拾萬零陸拾元零伍角整”。

銀行結算制度規定的結算憑證、預算的繳款憑證、撥款憑證、企業的發票、收據、提貨單、合同、契約以及其他規定需要填列大寫金額的各種憑證，必須有大寫的金額，不得只填小寫金額而不填大寫金額。

5.編號要連續。各種憑證要連續編號，以便考查。如果憑證已預先印定編號，如發票、支票等重要憑證，在寫壞作廢時，應加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。對某些重要憑證如支票填寫錯誤，不能更正，更不能撕毀，而應辦理作廢手續后重新填制，作廢的憑證要加蓋“作廢”戳記，按原編號順序與其他存根聯一起保存。使用印有編號的原始憑證，應按編號連續使用。

6.不得涂改、刮擦、挖補。原始憑證如錯誤，應當由出具單位重開或更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

7.填制要及時。原始憑證應在經濟業務發生或完成時及時填制，并按規定的程序和手續傳遞給有關部門，以便及時辦理后續業務，進行會計審核和記賬。

2012會計從業考試《會計基礎》輔導講義匯總

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