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會計賬簿

一、會計賬簿的意義和種類

(一)會計賬簿的意義

填制與審核會計憑證，可以將每天發生的經濟業務進行如實、正確的記錄，明確其經濟責任。但會計憑證數量繁多、信息分散，缺乏系統性，不便于會計信息的整理與報告。為了全面、系統、連續地核算和監督單位的經濟活動及其財務收支情況，應設置會計賬簿。會計賬簿(簡稱賬簿)是指由一定格式賬頁組成的，以會計憑證為依據，全面、系統、連續地記錄各項經濟業務的簿籍。設置和登記賬簿，是編制會計報表的基礎，是連接會計憑證與會計報表的中間環節，在會計核算中具有重要意義。

1.通過賬簿的設置和登記，記載、儲存會計信息。將會計憑證所記錄的經濟業務一一記入有關賬簿，可以全面反映會計主體在一定時期內所發生的各項資金運動，儲存所需要的各項會計信息。

2.通過賬簿的設置和登記，分類、匯總會計信息。賬簿由不同的相互關聯的賬戶所構成。通過賬簿記錄，一方面可以分門別類地反映各項會計信息，提供一定期內經濟活動的詳細情況;另一方面可以通過發生額、余額計算，提供各方面所需要的總括會計信息，反映財務狀況及經營成果的綜合價值指標。

3.通過賬簿的設置和登記，檢查、校正會計信息。賬簿記錄是會計憑證信息的進一步整理。如在永續盤存制下，通過有關盤存賬戶余額與實際盤點或核查結果的核對，可以確認財產的盤盈或盤虧，并根據實際結存數額調整賬簿記錄，做到賬實相符，提供如實、可靠的會計信息。

4.通過賬簿的設置和登記，編報、輸出會計信息。為了反映一定日期的財務狀況及一定時期的經營成果，應定期進行結賬工作，進行有關賬簿之間的核對，計算出本期發生額和余額，據以編制會計報表，向有關各方提供所需要的會計信息。

需指出的是，賬簿與賬戶有著十分密切的聯系。賬戶是根據會計科目開設的，賬戶存在于賬簿之中，賬簿中的每一賬頁就是賬戶的存在形式和載體，沒有賬簿，賬戶就無法存在;然而，賬簿只是一個外在形式，賬戶才是它的真實內容。賬簿序時、分類地記載經濟業務，是在個別賬戶中完成的。因此，也可以說，賬簿是由若干賬頁組成的一個整體，而開設于賬頁上的賬戶則是這個整體中的個別部分，所以，賬簿與賬戶的關系是形式和內容的關系。

(二)賬簿的種類

賬簿可以按其用途、賬頁格式和外型特征等不同標準進行分類。

1.按用途分類

賬簿按其用途的不同，可以分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿三類。

(1)序時賬簿。序時賬簿又稱日記賬，是按照經濟業務發生或完成時間的先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿。序時賬簿可以用來核算和監督某一類型經濟業務或全部經濟業務的發生或完成情況。用來記錄全部業務的日記賬稱為普通日記賬;用來記錄某一類型經濟業務的日記賬稱為特種日記賬，如記錄現金收付業務及其結存情況的現金日記賬，記錄銀行存款收付業務及其結存情況的銀行存款日記賬，以及專門記錄轉賬業務的轉賬日記賬。在我國，大多數企業一般只設現金日記賬和銀行存款日記賬，而不設置轉賬日記賬和普通日記賬。

(2)分類賬簿。分類賬簿是對全部經濟業務事項按照會計要素的具體類別而設置的分類賬戶進行登記的賬簿。按照總分類賬戶分類登記經濟業務事項的是總分類賬簿，簡稱總賬。按照明細分類賬戶分類登記經濟業務事項的是明細分類賬簿，簡稱明細賬。總分類賬提供總括的會計信息，明細分類賬提供詳細的會計信息，兩者相輔相成，互為補充。

分類賬簿可以分別反映和監督各項資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤的增減變動情況及其結果。分類賬簿提供的核算信息是編制會計報表的主要依據。

分類賬簿和序時賬簿的作用不同。序時賬簿能提供連續系統的信息，反映企業資金運動的全貌;分類賬簿則是按照經營與決策的需要而設置的賬戶，歸集并匯總各類信息，反映資金運動的各種狀態、形式及其構成。在賬簿組織中，分類賬簿占有特別重要的地位。因為只有通過分類賬簿，才能把數據按賬戶形成不同信息，滿足編制會計報表的需要。

小型經濟單位，業務簡單，總分類賬戶不多，為簡化工作，可以把序時賬簿與分類賬簿結合起來，設置聯合賬簿。

(3)備查賬簿。備查賬簿(或稱輔助登記簿)，簡稱備查簿，是對某些在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細的經濟業務進行補充登記時使用的賬簿。例如，租入固定資產備查簿，是用來登記那些以經營租賃方式租入、不屬于本企業財產、不能記入本企業固定資產賬戶的機器設備;應收票據貼現備查簿是用來登記本企業已經貼現的應收票據，由于尚存在著票據付款人到期不能支付票據款項而使本企業產生連帶責任的可能性(即負有支付票據款項的連帶義務)，而這些應收票據已不能在企業的序時賬簿或分類賬簿中反映，所以要備查登記。

備查賬簿與序時賬簿和分類賬簿相比，存在兩點不同之處：一是登記依據可能不需要記賬憑證，甚至不需要一般意義上的原始憑證;二是賬簿的格式和登記方法不同，備查賬簿的主要欄目不記錄金額，它更注重用文字來表述某項經濟業務的發生情況。例如，租入固定資產登記簿，它登記的依據主要就是租賃合同與企業內部使用單位收到設備的證明。這兩者在企業一般經濟業務的核算中，不能充當正式原始憑證，只能作為原始憑證的附件(如作為支付租金的依據)。登記租入固定資產備查簿，也不需要編制記賬憑證，該備查簿記錄的內容主要有：出租單位、設備名稱、規格、編號、設備原值、凈值、租用時間、月份或年度租金數額、租金支付方式、租用期間修理或改造的有關規定及損壞賠償規定、期滿退租方式及退租時間等。

2.按賬頁格式分類

按賬頁格式不同，賬簿可分為兩欄式、三欄式、多欄式和數量金額式四種。

(1)兩欄式賬簿，即只有借方和貸方兩個基本金額欄目的賬簿。普通日記賬和轉賬日記賬一般采用兩欄式。

(2)三欄式賬簿，是設置借方、貸方和余額三個基本欄目的賬簿。各種日記賬、總分類賬以及資本、債權、債務明細賬都可以采用三欄式賬簿。三欄式賬簿又分為設對方科目和不設對方科目兩種。區別是在摘要欄和借方科目欄之間是否有一欄“對方科目”。有“對方科目”欄的，稱為設對方科目的三式欄賬簿;不設“對方科目”欄的，稱為不設對方科目的三式欄賬簿，也稱為一般三欄式賬簿。

(3)多欄式賬簿，是在賬簿的兩個基本欄目借方和貸方按需要分設若干專欄的賬簿。如多欄式日記賬、多欄式明細賬。但是，專欄設置在借方、還是設在貸方，或是兩方同時設專欄，設多少欄，則根據需要確定。收入、費用明細賬一般采用這種格式的賬簿。

(4)數量金額式賬簿，這種賬簿的借方、貸方和余額三個欄目內，都設數量、單價、金額三小欄，借以反映財產物資的實物數量和價值量。如原材料、庫存商品、產成品等明細賬一般都采用數量金額式賬簿。

3.按外形特征分類

賬簿按其外形特征分類的不同，可分為訂本賬、活頁賬和卡片賬三種。

(1)訂本賬。訂本賬是啟用之前就已將帳頁裝訂在一起，并對帳頁進行了連續編號的賬簿。訂本賬的優點是能夠避免帳頁散失和防止抽換帳頁;其缺點是不能準確地為各賬戶預留帳頁，預留太多，造成浪費，預留太少，影響連續登記。這種賬簿一般適用于總分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬。

(2)活頁賬。活頁賬是在賬簿登記完畢之前并不固定裝訂在一起，而是裝在活頁賬夾中。當賬簿登記完畢之后(通常是一個會計年度結束之后)，才將賬頁予以裝訂，加具封面，并給各賬頁連續編號。這類賬簿的優點是記賬時可根據實際需要，隨時將空白賬頁裝入賬簿，或抽去不需用的賬頁，也便于分工記賬;其缺點是如果管理不善，可能會造成賬頁散失或故意抽換賬頁。各種明細分類賬一般采用活頁賬形式。

(3)卡片賬。卡片賬是將賬戶所需格式印刷在硬卡上。嚴格說，卡片賬也是一種活頁賬，只不過它不是裝在活頁賬夾中，而是裝在卡片箱內。在我國，企業一般只對固定資產的核算采用卡片賬形式。因為固定資產在長期使用中其實物形態不變，又可能經常轉移使用部門，設置卡片賬便于隨同實物轉移。少數企業在材料核算中也使用材料卡片。

二、會計賬簿的登記

(一)賬簿的主要內容及登記要求

1.賬簿的主要內容

在實際工作中，賬簿的格式是多種多樣的，不同格式的賬簿所包括的具體內容也不盡相同。但各種賬簿都應具備以下基本要素0

(1)封面。主要標明賬簿的名稱，如總分類賬、各種明細賬、現金日記賬、銀行存款日記賬等。

(2)扉頁。主要列明科目索引、賬簿啟用和經管人員一覽表(活頁賬、卡片賬在裝訂成冊后，填列賬簿啟用和經管人員一覽表)，格式參見表1—11。

(3)賬頁。賬頁是賬簿用來記錄具體經濟業務的載體，其格式因記錄經濟業務內容的不同而有所不同，但基本內容應包括：

①賬戶的名稱(總分類賬戶、二級賬戶或明細賬戶);

②登記賬戶的日期欄;

③憑證種類和號數欄;

④摘要欄(簡要說明所記錄經濟業務的內容);

⑤金額欄(記錄經濟業務引起賬戶發生額或余額增減變動的數額);

⑥總頁次和分戶頁次。

2.賬簿的登記要求

為了保證賬簿記錄的正確性，必須根據審核無誤的會計憑證登記會計賬簿，并符合下列要求：

(1)準確完整。登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。每一項會計事項，一方面要記入有關的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期;以自制原始憑證，如收料單、領料單等作為記賬依據的，賬簿記錄中的日期應按有關自制憑證上的日期填列。

(2)注明記賬符號。賬簿登記完畢，應在記賬憑證上簽名或蓋章，并在記賬憑證的“過賬”欄內注明賬簿頁數或畫對勾，表示記賬完畢，避免重記、漏記。

(3)書寫留空。賬簿中書寫的文字和數字上面要留有適當的空格，不要寫滿格，一般應占格距的二分之一。這樣，在一旦發生登記錯誤時，能比較容易地進行更正，同時也方便查賬工作。

(4)正常記賬使用藍黑墨水。為了保持賬簿記錄的持久性，防止涂改，登記賬簿必須使用藍黑墨水或碳素墨水并用鋼筆書寫，不得使用圓珠筆(銀行的復寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。

(5)特殊記賬使用紅墨水。可以使用紅色墨水記賬的情況包括：按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄;在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數;在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數余額;根據國家統一的會計制度規定可以用紅字登記的其他會計記錄。會計中的紅字表示負數，因此，除上述情況外，不得用紅色墨水登記賬簿。

(6)順序連續登記。記賬時，必須按賬戶頁次逐頁逐行登記，不得隔頁、跳行。如發生隔頁、跳行現象，應在空頁、空行處用紅色墨水劃對角線注銷，或者注明“此頁空白”或“此行空白”字樣，并由記賬人員和會計機構負責人(會計主管人員)簽章。

(7)結出余額。凡需要結出余額的賬戶，結出余額后，應當在“借或貸”欄目內注明“借”或“貸”字樣，以示余額的方向;對于沒有余額的賬戶，應在“借或貸”欄內寫“平”字，并在“余額”欄用“0”表示。現金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。

(8)過次承前。每一賬頁登記完畢時，應當結出本頁發生額合計及余額，在該賬頁最末一行“摘要”欄注明“轉次頁”或“過次頁”，并將這一金額記入下一頁第一行有關金額欄內，在該行“摘要”欄注明“承前頁”，以保持賬簿記錄的連續性，便于對賬和結賬。

(9)不得刮擦涂改。如發生賬簿記錄錯誤，不得刮、擦、挖補或用退色藥水更改字跡，而應采用規定的方法更正。

(二)會計賬簿的格式和登記方法

1.日記賬的格式和登記方法

如前所述，日記賬是按照經濟業務發生或完成的時間先后順序逐筆進行登記的賬簿。設置日記賬的目的就是為了使經濟業務的時間順序清晰地反映在賬簿記錄中。日記賬按其所核算和監督經濟業務的范圍，可分為特種日記賬和普通日記賬。特種日記賬核算和監督某一類型經濟業務的發生和完成情況;普通日記賬核算和監督全部經濟業務的發生和完成情況。這些日記賬的設置和登記方法如下：

(1)現金日記賬。現金日記賬是用來核算和監督庫存現金每天的收入、支出和結存情況的賬簿。由出納人員根據同現金收付有關的記賬憑證，按時間順序逐日逐筆進行登記，即根據現金收款憑證和與現金有關的銀行存款付款憑證(從銀行提取現金的業務)登記現金收入，根據現金付款憑證登記現金支出;并根據“上日余額+本日收入一本日支出=本日余額”的公式，逐日結出現金余額，與庫存現金實存數核對，以檢查每日現金收付是否有誤。

現金日記賬的格式有三欄式和多欄式兩種。

對于規模較小、經濟業務不多的企業，使用普通日記賬程序簡便，也可以滿足業務需要，其優點是：

①便于了解企業在一定時間內發生的所有經濟業務的全貌。

②把每一經濟業務的應借應貸賬戶的名稱、金額匯于一處，并有該項業務的摘要可供查考，可以比較容易地發現記賬差錯。

③通過全月發生額合計，可以進行試算平衡。

使用普通日記賬的缺點是：

①記賬時不便于分工合作;

②無法了解某一特定賬戶的發生額及余額的變化情況;

③過賬的工作量大。

如果企業規模較大、業務量較多且較復雜，就不宜設置普通日記賬。

編制普通日記賬時，可根據經濟業務直接登記，然后再將普通日記賬過人分類賬。因此，設普通日記賬一般可不再做記賬憑證。

2.總分類賬的格式和登記方法

3.明細分類賬的格式和登記方法明細分類賬是根據二級賬戶或明細賬戶開設帳頁，分類、連續的登記經濟業務以提供明細核算資料的賬簿。明細分類賬是總分類賬的明細記錄，它是按照總分類賬的核算內容，按照更加詳細的分類，反映某一具體類別經濟活動的財務收支情況，它對總分類賬起補充說明的作用，它所提供的資料也是編制會計報表的重要依據。

不同類型經濟業務的明細分類賬，可根據管理需要.，依據記賬憑證、原始憑證或匯總原始憑證逐日逐筆或定期匯總登記。固定資產、債權、債務等明細賬應逐日逐筆登記;庫存商品、原材料收發明細賬以及收入、費用明細賬可以逐筆登記，也可定期匯總登記。庫存現金、銀行存款賬戶由于已設置了日記賬，不必再設明細賬，其日記賬實質上也是一種明細賬。

明細賬的格式有三欄式、多欄式、數量金額式和橫線登記式(或稱平行式)等多種，分別介紹如下：

(1)三欄式明細分類賬。三欄式明細分類賬是設有借方、貸方和余額三個欄目，用以分類核算各項經濟業務，提供詳細核算資料的賬簿，其格式與三欄式總賬格式相同。三欄式明細賬適用于只進行金額核算的賬戶，如應收賬款、應付賬款、應交稅費等往來結算賬戶。

(2)多欄式明細分類賬。多欄式明細分類賬將屬于同一個總賬科目的各個明細科目合并在一張賬頁上進行登記，即在這種格式賬頁的借方或貸方金額欄內按照明細項目設若干專欄。這種格式適用于成本費用類科目的明細核算。

在實際工作中，成本費用類科目的明細賬，可以只按借方發生額設置專欄，貸方發生額由于每月發生的筆數很少，可以在借方直接用紅字沖記。這類明細賬也可以在借方設專欄的情況下，貸方設一總的金額欄，再設一余額欄。

(3)數量金額式明細分類賬。

采用數量金額式明細分類賬提供了企業有關財產物資的數量和金額收、發、存的詳細資料，從而能加強財產物資的實物管理和使用監督，可以保證這些財產物資的安全完整。

（責任編輯：xll）

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